Finances – Page 7 – Support SICTIAM

Comment demander une assistance sur Civil Net GF

Contexte

Il est possible de faire une demande d’assistance directement dans le logiciel, ce qui évite de se rendre sur l’espace clients.

Demande d’assistance

La demande d’assistance est contextuelle. Il faut donc la faire à partir du menu de l’application qui est à l’origine de la demande.

Cliquer sur l’outil Système (couteau suisse), puis sur Versions.

Cliquer sur assistance finance.

Votre messagerie s’ouvre et se remplit avec les informations contextuelles : version, environnement, menu concerné.

Vous n’avez plus qu’à taper votre message.

by Federica Romanazzi

Comment rechercher un utilisateur dans l'annuaire ?

Administration de la collectivité > Gestion des utilisateurs > Utilisateurs

Lorsqu’on recherche un utilisateur, une longue recherche se lance…

Petite astuce pour limiter ce désagrément :

Administration de la collectivité > Collectivité > Paramétrage global

Saisir le domaine dans les paramètres de recherche dans l’annuaire LDAP > filtrage (par exemple : *sictiam.fr, l’étoile servant de jocker).

Enregistrer.

Ça ira beaucoup plus vite dans la gestion des utilisateurs.

by Federica Romanazzi

Comment résoudre une erreur import annexes totem ?

Contexte

Message d’erreur de ce type lors de l’import d’un flux dématérialisé budget avec annexes.

Le flux a été généré via Editions budgétaires > PES Document budgétaire.

Il faut remplacer des fichiers sur le serveur de l’application.

Connexion SFTP root

Se connecter avec WinSCP en récupérant les informations de connexion root sur teampass.sictiam.fr.

Mise à jour des fichiers sur le serveur

Une fois connecté, Root/ciril/prod/m14/expl/sserver/pes

Renommer les fichiers suivants en les suffixant « _old » :

pesalldb11
pesalldb11.ett
pesalldb12
pesalldb12.ett
pesalldb13
pesalldb13.ett
pesalldb14
pesalldb14.ett
pesalldb15
pesalldb15.ett
pesalldb16
pesalldb16.ett
pesalldbmq
pesalldbmq.ett

Ces fichiers seront remplacés par des correctifs.

Dans la partie de gauche aller dans le répertoire :
G:\Public\APPLICATIONS METIERS\4_PLATEFORME_CIRIL\CORRECTIF GF\prg correctif pour totem en ciril 6.7.23 ou 24 pour intégration annexe patrimoine au ca

Sélectionner tous les fichiers dans le répertoire. Cliquer sur charger pour les importer dans le répertoire de droite.

Supprimer l’extension .dat dans les fichiers importés.

Mettre à jour les droits sur les fichiers importés

La mise à jour se fait individuellement oou en masse avec la touche shift ou ctrl.

Mettre à jour les fichiers .ett avec les propriétés ci-dessous.

Et les autres ainsi.

C’est terminé. Le flux peut maintenant être importé sans message d’erreur.

by Federica Romanazzi

Interfacer Civil Net Finances avec Chorus Pro (phase 1)

Sommaire

Contexte

L’ouverture du Portail Factures Chorus Pro au 01 janvier 2017 impose l’intégration des factures dans Ciril Finances ainsi que l’émission de PES ASAP auprès de entités publiques.

Des nouvelles fonctionnalités sont intégrées aux versions 6.7.23 et 7.1.11.
En attendant l’automatisme qui sera fourni par le SICTIAM en 2017, Vous trouverez ci-dessous la procédure de paramétrage pour une intégration « semi-automatique » des factures issues du portail Chorus Pro, ainsi que les nouvelles fonctionnalités du logiciel.

Paramètres Chorus Pro

Menu Structures > Paramètres > Paramètres

Créer le paramètre INTFACCPP

Cliquer sur l’icone en forme de croix verte et créer le paramètre INTFACCPP avec la valeur 999 dans la zone numéro sur la table générale ou par budget.

Puis enregistrer.

Afin d’activer le paramétrage, se déconnecter de l’application puis se reconnecter.

Suite à l’activation de l’interface Chorus, deux nouveaux écrans apparaîtront dans Civil Net Finances : un dans le module Structures > Paramètres et un dans le module Interfaces.

Structures > Paramètres > Paramétrage factures chorus

Dans le swish, vous devez créer un répertoire « cpp » afin de déposer les factures au format pivot (xml) dans ce réperoire et de les intégrer de façon automatique dans Civil Net Finances.

Vous devez renseigner le chemin du répertoire de travail comme indiqué ci-dessous :

/ciril/interface/compta/cpp

Ne pas cocher « Activer la récupération des factures ».

Renseigner la périodicité des programmes :

Le logiciel scrutera automatique le répertoire de dépôt des fichiers pivots (factures) à des jours et des horaires définis dans ce paramètre.

Dans l’exemple ci-dessus, le traitement est lancé du lundi au vendredi à 9h, 11h, 14h et 16h00.

Interface Chorus Pro

Intégration du format pivot (facture au format xml récupérée sur Chorus Pro)

Menu Interfaces > Factures Chorus

On retrouve les factures à intégrer dans l’application. Elles comportent les éléments suivants:

Le budget destinataire
Le fournisseur
Les dates de la facture
Le numéro de la facture
Les montants : HT, TVA, TTC
Le taux de TVA : quand il y a plusieurs taux de TVA, la facture est créée sur le taux 0
Le numéro de marché
Le numéro de commande ou d’engagement : en fonction de l’information transmise, le rapprochement aux engagements est pré-rempli.
Le service ou groupe valideur.
Les pièces jointes : le format pivot peut emporter plusieurs pièces jointes, la facture, des annexes, … Elles sont toutes rattachées à la facture dans Civil Net Finances.

1^er cas : Si toutes les informations nécessaires sont correctement renseignées, la facture est automatiquement créée dans Civil Net Finances. Dans l’écran d’interface, on peut voir son numéro et par un double-clic se rendre dans l’écran de saisie des factures.

Les pièces jointes sont consultables sur la facture, dans l’onglet Documents joints :

2^e cas : si des informations sont manquantes, il est possible de les compléter dans l’écran d’interface. Une fois ces informations validées, la facture sera créée.

Ci-dessous le type de message d’erreur en cas d’information manquante.

Dans l’écran ci-dessous, on a la date de traitement du format pivot ainsi que les éléments qui ont été extraits.

Traitement de la facture

Une fois la facture créée dans Civil Net Finances, son traitement reste le même. Si vous dématérialisez déjà les factures, il n’y aucun changement.

Quand le service fait est apposé sur la facture, cet état est mis à jour sur l’écran d’interface.

Dans l’écran ci-dessous, on voit la liste des états de la facture avec leur statut, et la date d’envoi.

Retour Fournisseur

Quand la facture est passée en retour fournisseur, elle devient inexploitable. Comme pour le service fait cette information est saisie dans le portail Chorus Pro. À partir de ce refus, le fournisseur ne peut plus présenter une facture avec le même numéro. Il est donc obligé d’en faire une nouvelle.

Nouvelles Fonctionnalités

Fiche Tiers

Nouveautés liées à la version 6.723 / 7.1.11 :

– La longueur de l’identifiant tiers passe à 18 caractères

– La nature de l’identifiant Tiers est enrichie des valeurs suivantes :

05 TVAIntraCo
06 Hors UE
07 TAHITI
08 RIDET
09 EncoursImmTextes règlementaires

La nature juridique du Tiers nous permet de savoir s’il s’agit d’un tiers publique ou non.
Les natures juridiques 07 Etat ou organisme d’état, 08 Etablissement public nat.et 09 Collectivité territoriale identifient le domaine publique.

Les fiches Tiers (Débiteur) avec une de ces natures juridiques 07,08, 09 ont un nouvel onglet chorus.

Ce sont des champs libres optionnels qui permettent de faire référence à un marché, un bon de commande et un code/libellé Service (si l’entité publique débitrice les impose).

Recettes : Saisie d’un titre

Lors de la saisie du numéro de tiers, l’onglet Chorus apparait. Vous avez alors le choix de selectionner Asap Chrorus ou pas d’Asap.Par défaut, le choix Asap Chorus est positionné

Numéro de Facture : information grisée. Le numéro de facture sera automatiquement incrémenté de la manière suivante : Année exercice + Code tiers + Numéro titre
Ce numéro sera unique. Exemple : 2016 + GAY005 + 521730

Numéro de marché / Numéro engagement / Code service: soit saisie libre, soit récupération par l’assistant loupe des informations préalablement saisies dans la fiche tiers.

Adresse Complémentaire Tiers

Si une adresse complémentaire est renseignée sur le titre (onglet complément), elle sera alimentée dans le flux ASAP.

Complément de nom et numéro de téléphone

Ces informations sont obligatoires pour le PES ASAP ; Il faut saisir un espace si on ne souhaite pas les renseigner et pour que le PES ASAP ne soit pas en erreur.

Dépenses : Bons De Commande

Le service CHORUS : Pour que les fournisseurs puissent indiquer le service dans le format pivot de la facture dématérialisée, nous avons ajouté un champ « Service CHORUS » dans l’entête de la commande.

by Federica Romanazzi

La saisie multilignes impacte-t-elle la maquette budgétaire ?

Contexte

Il est possible de saisir plusieurs lignes d’inscriptions budgétaires sur le même compte budgétaire, avec des libellés de lignes différents et observations. Ce détail de saisie impacte-t-il la maquette budgétaire ?

Saisie des Inscriptions budgétaires

Préparation Budgétaire > Préparation Budgétaire Annuelle > Inscriptions Budgétaires

Saisie de plusieurs lignes d’inscriptions budgétaires en création ou en duplication. Saisie d’un libellé personnalisé et d’une observation.

COMPTE	LIBELLE	OBSERVATION
60611	TEST LIBELLE 1	TEST OBS 1
60611	TEST LIBELLE 2	TEST OBS 2
60611	TEST LIBELLE 3	TEST OBS 3

Edition de la liste des Inscriptions Budgétaires

Editions Budgétaires > Listes > Listes des Inscriptions Budgétaires

Edition de la maquette budgétaire

Editions Budgétaires > Exercice Budget >…

Edition de la maquette « Détail des dépenses de fonctionnement », on retrouve le montant cumulé au 60611.

by Federica Romanazzi

Comment déléguer mon compte sur période définie ou permanente ?

Contexte

Dans notre exemple l’utilisateur Philippe FORMATION (FIFIFORM) souhaite déléguer son compte à Philippe FORMATION2 (FIFIFORM2).

Cette délégation peut être sur une période définie ou permanente. L’utilisateur qui souhaite déléguer son compte doit disposer des droits d’accès à l’écran Sécurités > Délégation.

Délégation de compte

L’utilisateur qui souhaite déléguer (FIFIFORM) accède au Menu Sécurités > Délégation

Si c’est votre preimière délégation, vous arrivez sur l’écran en mode Ajout.

Pour rechercher la personne à qui vous souhaitez déléguer, cliquez sur la loupe.
Le logiciel affiche la liste complète des utilisateurs du logiciel. Dans l’entête de colonne Libellé, recherchez les nome de la personne. Double-cliquez sur la personne.

Saisir la date de début de délégation. La date de fin n’est pas obligatoire ; si elle n’est pas renseignée, la délégation est permanente. Enregistrez.

Accéder au compte délégué

Lorsque la personne à qui le compte est délégué (FIFIFORM2) se connecte, elle verra l’écran ci-dessous. Elle peut donc accéder au logiciel aussi bien avec le compte délégué qu’avec son propre compte.

Désactiver/supprimer une délégation

Il est possible de désactiver une délégation permanente en décochant la case active.

Il est aussi possible de la supprimer en cliquant sur la croix rouge dans la barre d’outils.

by Federica Romanazzi

Comment créer les codes analytiques pour la ventilation analytique des liquidations ?

Contexte

Ventilation analytique des liquidations. Il n’existe pas de codes analytiques. Il faut donc les créer

Création des codes analytiques

Menu Paramétrage : Paramètres>Périodes de facturation

Liste des périodes après saisie des critères de recherche

Saisir une nouvelle période de facturation

Menu Facturation : Préparation>Nouvelle période

by Federica Romanazzi

Comment réimputer un mandat sur engagement ?

Contexte

Nous devons remplacer le gestionnaire (APPLIS-RHàAPPLIS-GF) et l’antenne (RH CIRILà GF CIRIL) dans une écriture mandatée.

Exécution budgétaire > Dépenses > Historique mandats

Réimputation sur mandat impossible, le compte est grisé.

Le mandat est lié à un engagement. Il faut modifier le compte budgétaire dans l’engagement.

Mise à jour de l’engagement

Aller dans Exécution budgétaire > Dépenses > Historique engagements

Rechercher l’engagement par le N°.

Dans cet exemple l’engagement est lié à un report de crédit issu des traitements de fin d’exercice (étape RSIB).

Modifier le compte dans la ligne d’engagement. Enregistrer. Le lien à l’inscription sur RSIB a disparu.

A l’enregistrement, le logiciel demande confirmation car la modification impacte l’écriture mandatée liée.

Retour sur Exécution budgétaire > Dépenses > Historique mandats.

Le compte budgétaire a bien été mis à jour.

by Federica Romanazzi

Comment réactiver un workflow facture ?

Contexte

Il peut arriver pour des raisons de droits d’accès ou autres, que les les factures associées à un workflow ne soient pas affectées aux utilisateurs des groupes valideurs associés dans l’onglet Fiche Suiveuse.
Cette manipulation nécessite d’être Administrateur du Workflow (Structures

Vérifier l’affectation

Accéder à la facture par le tableau de bord en page d’accueil. Les factures concernées doivent être dans un statut Transmises aux services.

Dans la fiche de chaque facture, aller dans l’onglet Historique Workflow puis cliquer sur le bouton

Si le message ci-dessous s’affiche

Il faut réactiver le workflow. Pour ce faire, cliquer sur le bouton

Parmi les choix, cliquer sur Réinitialisation signatures fiche suiveuse.

Vérifier la présence d’une affectation en cliquant de nouveau sur le bouton

Si le message vous informe d’aucune affectation, vérifier la présence d’un groupe valideur dans l’onglet Fiche suiveuse, ainsi que l’état (pendule = envoyée au groupe valideur) et la date d’envoi dans le workflow.

Vérifier aussi :

les comptes associés à ce groupe valideur dans Structures > Paramétrage des circuits de visa > Factures > Saisie des groupes de valideurs.
les droits d’accès aux budgets, aux exercices, aux groupes de valideurs (pour rappel, aucun groupe valideur=aucune restriction) dans Sécurités pour les utilisateurs du groupe de valideurs.

by Federica Romanazzi

Comment dénuméroter un bordereau envoyé à la perception ?

Contexte

Nous souhaitons dénuméroter un bordereau dont le flux PES a été généré, mais qui n’a pas été transmis au Trésorier. Cependant, le logiciel Ciril coche automatiquement Envoyé à la perception dans le menu Liste des bordereaux envoyés à la perception.

Il est toutefois possible de dénuméroter ce bordereau.