Mise en place de l'ASAP

Téléchargez la fiche de procédure en cliquant ici.


Est-il possible de définir le protocole d'échange standard (PES) par défaut ?

Contexte

Par défaut, le protocole d’échanges dans eMagnus Evolution est sur « Indigo. Il faut rechercher « Protocole d’Echanges Standard » dans le manu déroulant.

L’utilisatrice souhaite avoir le PES par défaut. C’est possible mais conditionné par une contrainte : ne plus pouvoir basculer entre Indigo et PES.

Ordonnancement et PES par défaut

Il faut modifier les informations liées au Trésor Public.

Ouvrir en grand Organisation

Organisation > Comptables assignataires

Sélectionner le comptable et entrer en modification dans sa fiche.

Ouvrir l’onglet Liaisons informatiques

Sélectionner la ligne INDIGO pour chaque Norme comptable, lui associer une date de fin. Enregistrer.

Le protocole Indigo n’apparait plus dans l’onglet Liaison lors de l’ordonnancement.

ATTENTION : Lors du transfert des étapes budgétaires et des immobilisations, il faudra retirer la date de fin pour avoir à nouveau accès au protocole Indigo.


Guide pratique de la Full Demat sur e.magnus GF 2009

Préambule

Cette documentation est destinée aux utilisateurs de la gamme e.magnus GF 2009. Ce guide propose une trame permettant aux agents de la collectivité de dématérialiser l’ensemble des pièces comptables.

Comment générer un flux PES avec l’ensemble des Pjs ?

Comment générer un PES PJ autonome ?

Comment dématérialiser la paie et les états de caisses ?

Comment dématérialiser le budget ?

Pré requis

Pour dématérialiser l’ensemble des pièces justificatives, demander à votre Trésorerie d’activer dans HELIOS l’option Flux PES avec PJs.

Les pièces justificatives à scanner doivent être en noir et blanc (niveau de gris) : les PJs en couleur ne sont pas utiles et ne font qu’alourdir la taille du flux PES.

Paramétrage de votre copieur : sélectionner l’option scan en PDF/A (avec OCR si possible) et résolution en 200 ppp/dpi max.

Paramétrage application

Créer les répertoires des pièces justificatives depuis votre explorateur windows.

Depuis l’explorateur Windows sur votre lecteur C ou un lecteur réseau défini, créez un répertoire PJS, des sous-répertoires « collectivité » et des sous-sous-répertoires :

Important : Si vous gérez plusieurs collectivités, préférez une déclinaison des répertoires par collectivités.

—–PJS

—– COM

—– ARCHIVES (facultatif)

—– DEPENSES

—– RECETTES

—– PAIE

—– CCAS

—– ARCHIVES (facultatif)

—– DEPENSES

—– RECETTES

—– PAIE

—— ….

Paramétrer l’application pour le fichier PES avec pièces justificatives.

  • Lancez e-magnus
  • Menu Données \ Dossiers \ Collectivité, sélectionnez la collectivité

  • Onglet Pièces justificatives effectuer le paramétrage suivant :

  • Onglet Répertoires PJ:

*Pour chaque type de pièce justificative

Rechercher en cliquant sur Parcourir le dossier correspondant au type de pièce justificative sélectionnée.

Lorsqu’un document scanné est intégré dans la comptabilité, le logiciel peut automatiquement soit le déplacer dans le Répertoire Archive, soit le supprimer.

Paramétrez le copieur afin que l’ensemble des factures par exemple soient déversés automatiquement dans le dossiers PJS\« collectivité »\DEPENSES. Sinon toutes les factures scannées seront à déposer manuellement dans les dossiers précédents, après renommage en tenant compte du type de pièce justificative.

Scannez les factures, pièces de marchés,…

Convention de nommage proposée :

BUDGET – TIERS – OBJET – REF FACTURE – (MONTANT TTC).pdf

COM – ORANGE BUSINESS – Conso ligne 12.34 nov-2016 – FAC 246764007 du 04-11-2016 – 50,21 E.pdf

Liquidations avec PJ dématérialisée

Méthode classique : ajout de la PJ après saisie de la pièce comptable.

En Exécutions > Saisie mandat/titre, une fois votre pièce comptable créée, cliquez sur le bouton PJ.

Le logiciel affiche la liste des PJs liée à votre pièce : cette liste est pour l’instant vide.

Cliquez sur le bouton Créer PJ et vous arrivez sur le formulaire de création d’une nouvelle PJ.

Certaines zones sont déjà pré-renseignées avec les informations du mandat/titre (tiers, date de récéption…)

Il suffit de cliquer sur le bouton Fichier et d’aller récupérer le document pdf sur votre poste puis de rensigner la Description.

Après avoir enregistré votre PJ et l’avoir fermée, vous retombez sur la liste des PJs liée à votre pièce qui est maintenant enrichie de votre PJ.

Nouvelle méthode : oublier le menu Saisie mandat/titre, retenez le menu listes des pièces justificatives

Cette méthode permet de générer des mandats/titres à partir des PJs à la condition d’avoir déjà enregistré vos PJs en comptabilité.

C’est un peu comme si vous enregistriez vos PJs dès reception au courrier en tant que « chronos » dans la GF.

Menu Exécutions > Liste des pièces justificatives

1 – Cliquez sur enregistrement multiple de PJ

2 – Cliquez sur Charger les pièces, pour afficher l’ensemble des documents scannés se trouvant dans les sous dossiers de PJS définis au paragraphe 3.I.

La facture est par exemple pré intégrée avec les informations remplies automatiquement : l’exercice, la date de réception, le domaine.

Renseignez :

– le tiers correspondant

– une description : descriptif  et indiquer la référence de la facture

– le montant : montant de la facture

D’où l’importance de la convention de nommage vue au paragraphe 3.II.

La date de réception s’initialise automatiquement avec la date de création du pdf soit la date à laquelle le document a été scanné. Cette date est bien évidemment modifiable.

Cliquez sur Visualiser pour avoir un aperçu de la facture

3- Cochez la ou les factures à intégrer, puis Cliquez sur Intégrer la sélection. La facture sera affichée dans la liste des pièces justificatives

Une fois la facture intégrée, elle est déplacée dans le dossier ARCHIVES ou est supprimée en fonction de votre paramétrage.

4- Pour générer le mandat, double cliquez sur la pièce justificative.

Clic Créer Liquidation

Un mandat se génère en récupérant toutes les infos de la PJ et il ne manque que l’imputation comptable.

Le clic sur Attacher liquidation permet de lier cette facture à une liquidation existante : Exemple les liquidations issues de la dette.

Cas de la PJ RIB

Il est maitnenant possible de rattacher une PJ de type RIB directement sur la fiche du Tiers.

Ceci est utilie pour les fournisseurs qui n’indiquent pas leur coordonnées bancaires sur les factures.

En effet, si le RIB est attaché au tiers, tout mandat réalisé sur ce tiers embarquera automatiquement le RIB en PJ.

Important : Il faut que le paramètre Envoi automatique des PJ RIB soit coché dans chaque fiche Budget utilisé.

Données > Dossiers > Budget.

Données > Tiers

Cliquer sur le bouton  pour rechercher le fichier. Saisir la date d’arrivée. Enregistrer.

2e cas : Attacher la PJ

Le logiciel propose la liste des PJ existantes dans l’application. Il suffit de sélectionner la PJ et revenir en sélectionnant 

Dans la liste, on retrouve la PJ RIB

Retour sur la fiche Tiers. Il est mentionné la présence d’une PJ (le « 1 » entre parenthèses)

Cas de changement de coordonnées bancaires : Une seule PJ RIB existe par tiers. En cas de modification de RIB, il faut détacher la PJ , puis attacher la nouveau RIB par al procédure détaillée ci-dessus.

Ordonnancement et transfert en Trésorerie

Le principe reste le même. La nouveauté réside dans la mention de la présence de PJ et de la taille des fichiers.

Important : afin d’être pris en charge par le parapheur Sesile, la taille totale du fichier PES émis ne doit pas excéder 20 Mo.

Il existe un paramètre pour limiter la taille des PJ à 20 Mo (fiche Budget, onglet PJ)

Générer un PES PJ autonome

Dans cet écran vous trouverez l’ensemble des PJs intégrées.

PJs qui n’ont pas donné lieu à des créations de liquidations mais qui sont des « attaches » de liquidation post mandatement.

Sélectionnez les PJS et cliquez sur Flèche bas pour sélectionner les pièces à émettre en PES Pjs autonomes

-Cliquez sur Emettre.

Contrôle Xemelios. Si conforme, génération du flux PES.

Fichier généré.

Récupérer le fichier dans le répertoire mentionné.

Le fichier généré est à déposer sur Stela ou Portail DGFIP comme les bordereaux.

Note : si vous disposez du parapheur électronique, il ne faut pas déposer ce type de flux dans le parapheur, mais le transmettre directement à la TP.

Important : si une PJ a déjà été transmise en TP, Helios vous retournera une anomalie ERREUR DE TYPE PIECE JOINTE comme ci-dessous

Ce message vous indique que la PJ a déjà intégrée dans Hélios. Il n’y a rien à corriger.

Transmission du budget dématérialisé.

Menu Liaisons

Module Trésorerie \ Emission Budget ACTE en PES PJ

  • Choix de l’étape budgétaire
  • Cliquez sur Créer le flux ensuite sur le bouton Scellement (étape indispensable avant l’envoi en préfecture), puis sur le bouton Exporter le flux. Le fichier est enregistré dans le répertoire indiqué dans la zone Exporter vers

  • Une fois scellé, le budget peut être envoyé en Trésorerie sous forme de flux PES via une pièce justificative : cliquez sur le bouton Envoi Trésorerie pour créer automatiquement une pièce justificative avec le budget dématérialisé.

Cette action est possible uniquement pour les budgets scellés.

Dématérialisation de la paie

Paramétrages et pré-requis en paie

Outils et configuration > Configuration comptable > Configuration du logiciel de comptabilité.

Gestion des événements

Il n’y a pas de manipulation particulière à faire dans la gestion des évènements.

La gestion des évènements se fait automatiquement si il existe une modification de situation dans la paie.
Le menu déroulant des événements est paramétré dans Outils et configuration > Nomenclature des événements.

Par défaut, l’affichage est sur les agents ayant un évènement sur le mois.

Gestion des PJ

Il n’y a pas de manipulation particulière à faire dans la gestion des évènements.

Si les modules Carrières et Temps sont utilisés, le logiciel de paie détecte les pièces de type « Arrêtés ».

Il est possible de joindre à chaque agent concerné une Pièce jointe de paie (arrêté, contrat, avenant, heures supplémentaires…)

Le filtre est positionné par défaut sur « Agents ayant une pièce jointe sur le mois ». Il faut enlever le filtre pour afficher l’ensemble du personnel

Joindre le fichier PJ sur l’agent concerné (ici, nous avons créé un répertoire PAIE\ARRETES sur le disque client C).

On retrouve ici la pièce jointe. Elle sera envoyée avec la dématérialisation de la paie. On la retrouvera après avoir transférer la paie en compta (voir point VII) Les PJ de paie dans le logiciel de finances).

Dématérialiser la paie

Cycle de paie  >  Transfert  > Dématérialisation des bulletins

Transférer les mandats de paie

Cycle de paie  >  Transfert  > Transfert des mandats en comptabilité

Bug dématérialisation de la Paie

Lorsqu’il existe au moins une PJ dans la paie, le logiciel affiche un message d’erreur

Puis l’application se ferme.

Il faut relancer le logiciel de paie et générer une seconde fois la dématérialisation.

Les PJ de paie dans le logiciel de finances

Après intégration de la paie (rien en change dans la procédure d’intégration des écritures de paie), nous allons consulter les liquidations en attente d’ordonnancement, et plus particulièrement les PJ.

Entrer dans la fiche de la liquidation.

Sélectionner la PJ. Cliquer sur Visualiser.

Ouvrir le répertoire PJ

Ouvrir le dossier

Liste des PJ de paie

Cas des bordereaux de cotisations

Il est possible d’ajouter une PJ dans la liquidation de paie en attente de mandatement (organismes de cotisation : URSSAF, CDC, CDG,IRCANTEC…)

Rappel : Le logiciel de paie est configuré pour joindre les Etats de Caisses lors du lancement de la dématérialisation de la paie (Outils et configuration > Configuration du logiciel de comptabilité).

 

Après avoir intégré les écritures de paie, en consultation de liquidation sur le Tiers URSSAF (par exemple), on retrouve la Pièce Jointe qui est l’Etat de Caisses Berger Levrault.

Nous allons maintenant ajouter en tant que Pièce Jointe le bordereau que nous avons téléchargé à partir du site de l’URSSAF.

 

En modification de la fiche Liquidation, cliquer sur PJ, Puis Créer PJ sur l’écran des PJ liées à la liquidation.

Nous arrivons sur l’écran de création de PJ. Récupérer le fichier en cliquant sur Parcourir (…).

Le nom du fichier s’affiche. Saisir la description. Enregistrer. Fermer.

 

On retrouve la PJ dans la liste des PJ liées et donc dans la fiche liquidation.


Erreur Java Heap Space

Contexte

L’envoi de flux comptables avec PJ peut atteindre une certaine taille en Mo (60 Mo…). Il est possible de se ramasser un message indiquant que l’espace de la machine virtuelle est insuffisant.
Java.lang.OutOfMemoryError: Java heap space

Il est possible d’étendre cette taille par l’administration des applications BL.

Augmentation de la taille des fichiers dans l’administration

Lancer l’Administration BL sur le serveur via la connexion samm.sictiam.fr et avec le compte Admin.

Menu Configuration > Paramètres produits

Dans l’onglet Client métier Rmi (Ihm), la valeur par défaut est 256 Mo.

Cocher Personnalisé. Saisir la valeur 999 :

-Xmx999m -Djavax.xml.transform.TransformerFactory=com.sun.org.apache.xalan.internal.xsltc.trax.TransformerFactoryImpl

Enregistrer.