Interfacer Civil Net Finances avec Chorus Pro (phase 1)

Sommaire

  1. Paramètres Chorus Pro
  2. Interface Chorus Pro
    1. Intégration du format pivot (facture au format xml récupérée sur Chorus Pro)
    2. Traitement de la facture
  3. Nouvelles Fonctionnalités
    1. Fiche Tiers
    2. Recettes : Saisie d’un titre
    3. Dépenses : Bons De Commande

Contexte

L’ouverture du Portail Factures Chorus Pro au 01 janvier 2017 impose l’intégration des factures dans Ciril Finances ainsi que l’émission de PES ASAP auprès de entités publiques.

Des nouvelles fonctionnalités sont intégrées aux versions 6.7.23 et 7.1.11.
En attendant l’automatisme qui sera fourni par le SICTIAM en 2017, Vous trouverez ci-dessous la procédure de paramétrage pour une intégration « semi-automatique » des factures issues du portail Chorus Pro, ainsi que les nouvelles fonctionnalités du logiciel.

Paramètres Chorus Pro

Menu Structures > Paramètres > Paramètres

Créer le paramètre INTFACCPP

Cliquer sur l’icone en forme de croix verte et créer le paramètre INTFACCPP avec la valeur 999 dans la zone numéro sur la table générale ou par budget.

Puis enregistrer.

Afin d’activer le paramétrage, se déconnecter de l’application puis se reconnecter.

Suite à l’activation de l’interface Chorus, deux nouveaux écrans apparaîtront dans Civil Net Finances : un dans le module Structures > Paramètres et un dans le module Interfaces.

Structures > Paramètres > Paramétrage factures chorus

Dans le swish, vous devez créer un répertoire « cpp » afin de déposer les factures au format pivot (xml) dans ce réperoire et de les intégrer de façon automatique dans Civil Net Finances.

Vous devez renseigner le chemin du répertoire de travail comme indiqué ci-dessous :

/ciril/interface/compta/cpp

Ne pas cocher « Activer la récupération des factures ».

Renseigner la périodicité des programmes :

Le logiciel scrutera automatique le répertoire de dépôt des fichiers pivots (factures) à des jours et des horaires définis dans ce paramètre.

Dans l’exemple ci-dessus, le traitement est lancé du lundi au vendredi à 9h, 11h, 14h et 16h00.

Interface Chorus Pro

Intégration du format pivot (facture au format xml récupérée sur Chorus Pro)

Menu Interfaces > Factures Chorus

On retrouve les factures à intégrer dans l’application. Elles comportent les éléments suivants:

  • Le budget destinataire
  • Le fournisseur
  • Les dates de la facture
  • Le numéro de la facture
  • Les montants : HT, TVA, TTC
  • Le taux de TVA : quand il y a plusieurs taux de TVA, la facture est créée sur le taux 0
  • Le numéro de marché
  • Le numéro de commande ou d’engagement : en fonction de l’information transmise, le rapprochement aux engagements est pré-rempli.
  • Le service ou groupe valideur.
  • Les pièces jointes : le format pivot peut emporter plusieurs pièces jointes, la facture, des annexes, … Elles sont toutes rattachées à la facture dans Civil Net Finances.

1er cas : Si toutes les informations nécessaires sont correctement renseignées, la facture est automatiquement créée dans Civil Net Finances. Dans l’écran d’interface, on peut voir son numéro et par un double-clic se rendre dans l’écran de saisie des factures.

Les pièces jointes sont consultables sur la facture, dans l’onglet Documents joints :

2e cas : si des informations sont manquantes, il est possible de les compléter dans l’écran d’interface. Une fois ces informations validées, la facture sera créée.

Ci-dessous le type de message d’erreur en cas d’information manquante.

Dans l’écran ci-dessous, on a la date de traitement du format pivot ainsi que les éléments qui ont été extraits.

Traitement de la facture

Une fois la facture créée dans Civil Net Finances, son traitement reste le même. Si vous dématérialisez déjà les factures, il n’y aucun changement.

Quand le service fait est apposé sur la facture, cet état est mis à jour sur l’écran d’interface.

Dans l’écran ci-dessous, on voit la liste des états de la facture avec leur statut, et la date d’envoi.

Retour Fournisseur

Quand la facture est passée en retour fournisseur, elle devient inexploitable. Comme pour le service fait cette information est saisie dans le portail Chorus Pro. À partir de ce refus, le fournisseur ne peut plus présenter une facture avec le même numéro. Il est donc obligé d’en faire une nouvelle.

Nouvelles Fonctionnalités

Fiche Tiers

Nouveautés liées à la version 6.723 / 7.1.11 :

– La longueur de l’identifiant tiers passe à 18 caractères

– La nature de l’identifiant Tiers est enrichie des valeurs suivantes :

  • 05 TVAIntraCo
  • 06 Hors UE
  • 07 TAHITI
  • 08 RIDET
  • 09 EncoursImmTextes règlementaires

La nature juridique du Tiers nous permet de savoir s’il s’agit d’un tiers publique ou non.
Les natures juridiques 07 Etat ou organisme d’état, 08 Etablissement public nat.et 09 Collectivité territoriale identifient le domaine publique.

Les fiches Tiers (Débiteur) avec une de ces natures juridiques 07,08, 09 ont un nouvel onglet chorus.

Ce sont des champs libres optionnels qui permettent de faire référence à un marché, un bon de commande et un code/libellé Service (si l’entité publique débitrice les impose).

Recettes : Saisie d’un titre

Lors de la saisie du numéro de tiers, l’onglet Chorus apparait. Vous avez alors le choix de selectionner Asap Chrorus ou pas d’Asap.Par défaut, le choix Asap Chorus est positionné

Numéro de Facture : information grisée. Le numéro de facture sera automatiquement incrémenté de la manière suivante : Année exercice + Code tiers + Numéro titre
Ce numéro sera unique. Exemple : 2016 + GAY005 + 521730

Numéro de marché / Numéro engagement / Code service: soit saisie libre, soit récupération par l’assistant loupe des informations préalablement saisies dans la fiche tiers.

Adresse Complémentaire Tiers

Si une adresse complémentaire est renseignée sur le titre (onglet complément), elle sera alimentée dans le flux ASAP.

Complément de nom et numéro de téléphone

Ces informations sont obligatoires pour le PES ASAP ; Il faut saisir un espace si on ne souhaite pas les renseigner et pour que le PES ASAP ne soit pas en erreur.

Dépenses : Bons De Commande

Le service CHORUS : Pour que les fournisseurs puissent indiquer le service dans le format pivot de la facture dématérialisée, nous avons ajouté un champ « Service CHORUS » dans l’entête de la commande.


La saisie multilignes impacte-t-elle la maquette budgétaire ?

Contexte

Il est possible de saisir plusieurs lignes d’inscriptions budgétaires sur le même compte budgétaire, avec des libellés de lignes différents et observations. Ce détail de saisie impacte-t-il la maquette budgétaire ?

Saisie des Inscriptions budgétaires

Préparation Budgétaire > Préparation Budgétaire Annuelle > Inscriptions Budgétaires

Saisie de plusieurs lignes d’inscriptions budgétaires en création ou en duplication. Saisie d’un libellé personnalisé et d’une observation.

COMPTE LIBELLE OBSERVATION
60611 TEST LIBELLE 1 TEST OBS 1
60611 TEST LIBELLE 2 TEST OBS 2
60611 TEST LIBELLE 3 TEST OBS 3

Edition de la liste des Inscriptions Budgétaires

Editions Budgétaires > Listes > Listes des Inscriptions Budgétaires

Edition de la maquette budgétaire

Editions Budgétaires > Exercice Budget >…

Edition de la maquette « Détail des dépenses de fonctionnement », on retrouve le montant cumulé au 60611.


Comment déléguer mon compte sur période définie ou permanente ?

Contexte

Dans notre exemple l’utilisateur Philippe FORMATION (FIFIFORM) souhaite déléguer son compte à Philippe FORMATION2 (FIFIFORM2).

Cette délégation peut être sur une période définie ou permanente. L’utilisateur qui souhaite déléguer son compte doit disposer des droits d’accès à l’écran Sécurités > Délégation.

Délégation de compte

L’utilisateur qui souhaite déléguer (FIFIFORM) accède au Menu Sécurités > Délégation

 

Si c’est votre preimière délégation, vous arrivez sur l’écran en mode Ajout.

Pour rechercher la personne à qui vous souhaitez déléguer, cliquez sur la loupe.
Le logiciel affiche la liste complète des utilisateurs du logiciel. Dans l’entête de colonne Libellé, recherchez les nome de la personne. Double-cliquez sur la personne.

Saisir la date de début de délégation. La date de fin n’est pas obligatoire ; si elle n’est pas renseignée, la délégation est permanente. Enregistrez.

Accéder au compte délégué

Lorsque la personne à qui le compte est délégué (FIFIFORM2) se connecte, elle verra l’écran ci-dessous. Elle peut donc accéder au logiciel aussi bien avec le compte délégué qu’avec son propre compte.

Désactiver/supprimer une délégation

Il est possible de désactiver une délégation permanente en décochant la case active.

Il est aussi possible de la supprimer en cliquant sur la croix rouge dans la barre d’outils.


Comment créer les codes analytiques pour la ventilation analytique des liquidations ?

Contexte

Ventilation analytique des liquidations. Il n’existe pas de codes analytiques. Il faut donc les créer

Création des codes analytiques

Menu Paramétrage : Paramètres>Périodes de facturation

Liste des périodes après saisie des critères de recherche

Saisir une nouvelle période de facturation

Menu Facturation : Préparation>Nouvelle période

 


Comment réimputer un mandat sur engagement ?

Contexte

Nous devons remplacer le gestionnaire (APPLIS-RHàAPPLIS-GF) et l’antenne (RH CIRILà GF CIRIL) dans une écriture mandatée.

Exécution budgétaire > Dépenses > Historique mandats

Réimputation sur mandat impossible, le compte est grisé.

Le mandat est lié à un engagement. Il faut modifier le compte budgétaire dans l’engagement.

Mise à jour de l’engagement

Aller dans Exécution budgétaire > Dépenses > Historique engagements

Rechercher l’engagement par le N°.

Dans cet exemple l’engagement est lié à un report de crédit issu des traitements de fin d’exercice (étape RSIB).

Modifier le compte dans la ligne d’engagement. Enregistrer. Le lien à l’inscription sur RSIB a disparu.

A l’enregistrement, le logiciel demande confirmation car la modification impacte l’écriture mandatée liée.

Retour sur Exécution budgétaire > Dépenses > Historique mandats.

Le compte budgétaire a bien été mis à jour.


Comment réactiver un workflow facture ?

Contexte

Il peut arriver pour des raisons de droits d’accès ou autres, que les les factures associées à un workflow ne soient pas affectées aux utilisateurs des groupes valideurs associés dans l’onglet Fiche Suiveuse.
Cette manipulation nécessite d’être Administrateur du Workflow (Structures

Vérifier l’affectation

Accéder à la facture par le tableau de bord en page d’accueil. Les factures concernées doivent être dans un statut Transmises aux services.

Dans la fiche de chaque facture, aller dans l’onglet Historique Workflow puis cliquer sur le bouton 

Si le message ci-dessous s’affiche

Il faut réactiver le workflow. Pour ce faire, cliquer sur le bouton

Parmi les choix, cliquer sur Réinitialisation signatures fiche suiveuse.

Vérifier la présence d’une affectation en cliquant de nouveau sur le bouton 

Si le message vous informe d’aucune affectation, vérifier la présence d’un groupe valideur dans l’onglet Fiche suiveuse, ainsi que l’état (pendule = envoyée au groupe valideur) et la date d’envoi dans le workflow.

Vérifier aussi :

  1. les comptes associés à ce groupe valideur dans Structures > Paramétrage des circuits de visa > Factures > Saisie des groupes de valideurs.
  2. les droits d’accès aux budgets, aux exercices, aux groupes de valideurs (pour rappel, aucun groupe valideur=aucune restriction) dans Sécurités pour les utilisateurs du groupe de valideurs.

Comment dénuméroter un bordereau envoyé à la perception ?

Contexte

Nous souhaitons dénuméroter un bordereau dont le flux PES a été généré, mais qui n’a pas été transmis au Trésorier. Cependant, le logiciel Ciril coche automatiquement Envoyé à la perception dans le menu Liste des bordereaux envoyés à la perception.

Il est toutefois possible de dénuméroter ce bordereau.

Dénumérotation et message

Editions d’éxécution > Mandats – Titres > Titres> Dénumérotation des titres

Saisie du bordereau à numéroter. Lancement du traitement (imprimante). Le message ci-dessus s’affiche. Cliquer sur « D’accord »

Décocher « Envoyé à la perception »

Editions d’exécution > Mandats – Titres > Bordereaux > Liste des bordereaux envoyés à la perception.

Définir les critères de recherche. Exemple : Cocher sur « Envoi à la perception » et sens : « Recette ».

Décocher le bordereau concerné. Enregistrer.

Il est maintenant possible de dénuméroter le bordereau.

 


Comment mettre à jour le plan de compte ?

Contexte

Une mise à jour du plan de compte est embarquée dans le patch 6.7.24. Après avoir vérifié la version installée, il faut lancer un traitement pour charger la nouvelle norme.

Pour ce faire l’utilisateur doit avoir les habilitations nécessaires, cad avoir accès au menu des Sécurités

La liste des changements de comptes pour les principales normes utilisées est détaillée ci-dessous, les autres normes sont consultables à l’adresse suivante : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/instructions-budgetaires-et-comptables

Vérification de la version installée

Dans la barre supérieure du navigateur

Dans l’application, couteau suisse dans la barre d’outils

Saisie du bordereau à numéroter. Lancement du traitement (imprimante). Le message ci-dessus s’affiche. Cliquer sur « D’accord »

Chargement de la norme comptable 2017

Sécurité (contexte exercice 2017 et budget concerné) > Outils divers > Traitements particuliers > Chargement du plan de natures

Norme à charger : utiliser la loupe
Mettre à jour les natures existantes : Oui (conseillé)
Normes Civil Net Finances : utiliser la loupe

A la fin du traitement, vous pouvez retrouver le nouveau plan de nature dans Structure > Structure budgétaire > Eléments officiels > Nature.

Remarque : Lancer le traitement en cliquant sur l’imprimante, le compte-rendu affichera le nouveau plan de compte.


Comment saisir une écriture HT sur un budget TTC

Contexte

Dans un budget TTC, il est possible de déclarer des écritures Soumises à la TVA. Pour ce faire, il faut déclarer un Code Service TG dans l’écriture.

Créer un Code Service

Organisation (en grand) > Donnés de référence > Listes personnalisables

Sélectionner la ligne Service émetteur dans la liste.

En bas de l’écran saisir le Code Service dans le champ Libellé court.

Déclarer le Code Service dans la liquidation

Lors de la saisie du titre ou du mandat, rechercher le Codes Service dans le menu Service émetteur, à droite de l’écran. Possibilité de modifier, créer un nouveau code en cliquant sur le lien bleu.


Guide de la Full Demat sur e.magnus GF Evolution

Préambule

Cette documentation est destinée aux utilisateurs de la gamme e-magnus Gestion Financière  Evolution. Ce guide propose une trame permettant aux agents de la collectivité de pouvoir dématérialiser l’ensemble des pièces comptables.

  • Comment générer un flux PES avec l’ensemble des Pjs ?
  • Comment générer un PES PJ autonome ou PES PJ complémentaire ?
  • Comment dématérialiser le Budget ?
  • Comment dématérialiser la paie ?

Pré requis

Pour dématérialiser l’ensemble des pièces justificatives, il faut au préalable demander à votre Trésorerie d’activer l’option Flux PES avec PJs.

Les pièces justificatives à scanner doivent être en noir et blanc : les PJs en couleur ne sont pas utiles et ne font qu’alourdir la taille du flux PES.

Paramétrage de votre copieur : sélectionner option scan en PDF/A ou à défaut sélectionner une résolution de 200ppp/dpi max.

Paramétrage application

Créer les répertoires des pièces justificatives depuis votre explorateur windows.

Depuis l’explorateur Windows sur votre lecteur C ou un lecteur réseau défini, créez un répertoire PJS et des sous-répertoires :

—–PJS

—– ARCHIVES

—– DEPENSES

—– RECETTES

—– PAIE

Si vous gérez plusieurs Collectivités, préférez une déclinaison des répertoires par Collectivités.

Par exemple :

—–PJS

—– COMMUNE

——ARCHIVES

—– DEPENSES

—– RECETTES

—– PAIE

—– SIVOM

——ARCHIVES

—– DEPENSES

—– RECETTES

—– PAIE

Paramétrer l’application pour le fichier PES avec pièces justificatives.

  • Lancez e-magnus
  • Menu Organisation > Collectivités, sélectionnez la collectivité

  • Onglet Codification automatique

Ici aucune configuration n’est chargée.

Sélectionner un Type de pièce. Par exemple, Facture de dépense.

Définir le répertoire dans lequel le fichier est stocké (le points de suspension à droite de l’écran).

Il est possible de créer préalablement les répertoires (voir 3.1) ou de les créer lors de cet étape.

Attention : si vous êtes en mode SaaS SICTIAM, il faut bien sélectionner un des postes « client » (par exemple C : sur WING…) et non pas le poste local du serveur de l’application. Il doit s’afficher ainsi \\Client\C$.

 

Dans cet exemple, nous créons un répertoire de stockage « DEPENSES PJ » sur \\Client\C$\WMAGNUS. C’est donc dans ce répertoire que vous déposerez vos factures au format numérique ou vos factures numérisées.

 

Il est possible d’archiver les pièces justificatives dans un répertoire après les avoir intégrées dans votre logiciel.Dans cet exemple, nous avons créé un répertoire\\Client\C$\WMAGNUS\ARCHIVES afin que les fichiers intégrés ne restent pas de le répertoire de stockage.

Enregistrer.

Sinon laissez l’option Supprimer automatiquement les fichiers traités.

Attention : Dans ce dernier cas, les fichiers seront supprimés du répertoire une fois intégrés.

Enregistrer.

La coche Validation des pièces justificatives ne doit être active qu’en cas de mise en place d’un circuit de validation des PJ.

Traitement des Pièces Justificatives

  • Menu Exécution > Pièces justificatives

Création automatique d’une PJ à partir d’une pièce numérique.

Cette démarche est plus intéressante lorsqu’on souhaite intégrer des PJ en masse.

Bouton Opérations, puis Intégrer les pièces en attente.

Le logiciel vous informe qu’il existe des fichiers en attente de traitement.Cliquer sur OUI.

La page affiche l’ensemble des fichiers en attente de traitement.

Les champs Description et Type sont obligatoires. Le paramétrage a permis de renseigner automatiquement le type de pièce.

Les informations Tiers et Montant TTC ne sont pas obligatoires mais peuvent être déjà renseignés si vous le souhaitez.

La Date de réception correspond à la date de création du document, c’est-à-dire date à laquelle il a été scanné. Modifiez-la si nécessaire.

Dans la partie inférieure vous avez un aperçu de la pièce sélectionnée permettant ainsi de compléter les champs.

Une fois les pièces sélectionnées et les champs (description et type au minimum) complétés, cliquez sur le bouton Intégrer.

Les Pièces justificatives sont maintenant intégrées. Elles peuvent être liquidées.

Nous retrouvons dans cet exemple les 3 PJ factures intégrées.

A noter : il est possible d’appliquer des filtres sur le budget et l’état des PJ.

Il est possible de la lier à une liquidation déjà ordonnancée.

Double-clic sur la PJ ou Sélectionner la PJ et cliquer sur Fiche.

Il est possible de générer une liquidation à partir de cette PJ en cliquant sur Opérations -> Liquider (voir chapitre IV – Génération d’une écriture à partir d’une PJ)

Création manuelle d’une PJ

 Création d’une Fiche.

Le mieux est de ne pas saisir l’identifiant interne et laissé le logiciel la calculer automatiquement à l’enregistrement de la fiche PJ.

Cliquer sur attacher pour joindre le fichier qui fait office de PJ.

Rechercher  le répertoire, sélectionner le fichier et valider.

L’icône Attacher est remplacée par l’icône Détacher.

Le logiciel renseigne le format, le nom et la taille du fichier.

Il est possible dès à présent de visualiser le fichier avec la loupe.

L’écran est constitué d’onglets poour renseigner la PJ.

Onglet Description

Renseigner le Domaine et le Type de pièce justificative.

Renseigner la date d’émission et la date de réception (par défaut la date de la saisie) de la pièce.

Liquidation de la facture : la date limite de mandatement est générée automatiquement par le logiciel en fonction de ce qui est défini dans  les délais de paiement de la fiche Exercice (Données > Exercice > Modes de gestion) ou pour le tiers concerné. Si le délai de paiement renseigné sur la fiche du tiers (onglet Données comptables) est inférieur à celui défini dans la fiche de l’exercice alors c’est celui de la fiche du tiers qui est retenu par le logiciel comme délai global. Dans le cas contraire, c’est celui de la fiche de l’exercice qui est retenu par le logiciel.

Description (champ obligatoire) : ce champ alimente les champs « Objet » et « Description de la pièce jointe » dans votre liquidation.

Classification (en cas de référence fonctionnelle) : Précisez la rubrique, sous-rubrique et nature correspondant à la classification réglementaire de la pièce justificative.

Critères facilitant la recherche des liquidations : Si les zones Compte, Opération, Tiers et Marché ne sont pas pré-renseignées, précisez-les.

Enregistrer.

NB : Par cette méthode, il est important de cocher la case Suivre le délai de paiement pour les PJ de type factures. En effet, cette case est décochée par défaut.

Onglet Références comptables

Dans le cas où cette PJ doit être liée à une pièce comptable déjà saisie :

Cliquer sur le + pour créer le lien avec une pièce comptable.

Dans la partie inférieure, indiquer dans quels budget et exercice se trouve la pièce comptable à lier.

Sélectionner la série de bordereaux à laquelle appartient la pièce comptable.

Cliquer sur l’étiquette bleue Pièce pour rechercher puis sélectionner la pièce à lier. Cette pièce peut-être numérotée ou non.

Le budget, l’exercice et la série de bordereaux doivent être obligatoirement renseignés pour pouvoir sélectionner la pièce.

Dès que le numéro de la pièce est indiqué, les caractéristiques de la pièce s’affichent en dessous.

Liez au besoin d’autres pièces comptables à la pièce justificative.

Le bouton Supprimer vous permet de délier la (les) exécution(s) préalablement sélectionnée(s).

Celle(s)-ci est (sont) alors marquée(s) d’une croix rouge  . Elle(s) disparaîtra (disparaîtront) de la liste au moment de l’enregistrement de la pièce justificative.

 

Génération d’une écriture à partir d’une PJ.

Il est possible de liquider directement après intégration de la Pièce Justificative.

Cette information est très importante pour votre organisation dans le travail.

En effet, avec la mise en place de la dématérialisation, nous vous conseillons  de modifier votre méthode de travail.

Pour cela, à partir du menu Exécutions > Pièces justificatives, sélectionnez la facture à mandater est cliquez sur Opérations > Liquider.

Le logiciel lance l’assistant de liquidation de de PJ en 5 étapes :

1. Pièces justificatives à liquider.

C’est le récapitulatif des informations de la PJ sélectionnée pour mandatement sur lequel il est possible de compléter les informations des critères facilitant la recherche d’engagements.

Ces informations vont permettre de filtrer la liste des engagements à rapprocher à l’étape suivante.

Dans cet exemple, le logiciel ne ramenera que les engagements du budget principal portant sur le tiers S.I.C.T.I.A. imputés au 60632 sur le marché 2015/007.

Si aucun critères n’est renseigné, le logiciel ramène tous les engagements du tiers de la PJ.

2. Engagements candidats

Si les des engagements correspondent aux critères définis précédemment, le logiciel affiche la liste des engagements sinon il passe directement à l’étape 3.

Sélectionnez l’engagement à rapprocher et passez à l’étape suivante.

3. Génération de liquidations

Si la facture a fait l’objet d’un rapprochement à l’engagement, vous vous retrouvez sur le formulaire de création d’un mandat/titre sur lequel les informations de l’engagement et de la PJ sont pré renseignés.

Sinon, le logiciel ne ramène que les informations de la PJ.

La différence entre les 2 cas de figure ne se situe qu’au niveau de l’objet :

Cas 1 : objet = objet de l’engagement

Cas 2 : objet = Description de la PJ

Il suffit de les vérifier voire compléter ces information et passer à l’étape suivante.

4. Prélèvement

Le logiciel ne passe pas cette étape que pour les PJ de recettes avec Prélèvement automatiquqe.

5. Détails des liquidations

Sur cette dernière étape, si il y a eu rapprochement l’imputation est complétée automatiquement par l’imputation de l’engagement et dans le cas contraire il vous revient de la compléter.

Attention : En cas de rapprochement, c’est le montant de l’engagement qui est initialisé. Il faut donc l’ajuster au montant de la PJ Facture.

De plus, dans le cas où le montant de la PJ est inférieur à l’engagement, le logiciel ne vous pose pas la question de savoir quoi faire du reste engagé. C’est à vous de cocher Solder ligne eng si vous voullez libérer le reste engagé.

Attention: Pour les factures d’investissement, il faut créer le lien à une immobilisation via le bouton Attacher/Détacher Modèle. Créer le bien en « Acquisition » ou lier à un bien existant en « Modification de valeur »

En cliquant sur Terminer, le mandat/titre se génère est ce dernier est lié à la PJ liquidée.

Rattacher/détacher une PJ à une écriture existante.

Pour rattacher une Pièce Justificative à une liquidation (ordonnancée ou pas), il faut entrer en modification dans la fiche de la PJ, Onglet Références comptables.

Se positionner sur la ligne commençant par un + sur le tableau du haut.

Sur la partie inférieure :

Sélectionner le Budget de la liquidation à rattacher.

Sélectionner l’Exercice de la liquidation, puis sa Série de bordereau.

Cliquer sur l’étiquette bleue Pièce, la liste des mandats ou titres s’affiche.

Le logiciel filtre sur les critères définis précédemment (budget, exercice, tiers, série de bordereaux) et recherche les liquidations non ordonnancées.

Note : il est aussi possible de lier la PJ à une liquidation ordonnancée en filtrant la recherche avec le bouton radio Numérotés.

Sélectionner la pièce et cliquez sur le bouton Revenir.

Enregistrer.

Pour délier la PJ, dans l’onglet Références comptables, sélectionner la ligne de la liquidation liée puis cliquer sur Supprimer. Enregistrer. La ligne est effacée.

Il n’est possible de supprimer une pièce justificative qu’à la seule condition qu’elle ne soit pas liquidée, c’est-à-dire qu’elle ne soit pas rattachée à une ou plusieurs pièces comptables. Dans ce cas, il faut détacher la PJ de la liquidation comme expliqué ci-dessus.

Sélectionner la PJ adns la liste. Cliquer sur l’icone “supprimer”.

Pièce justificative Autonome ou PJ complémentaire

Il est possible de transmettre en Trésorerie une Pièce Justificative seule. Par exemple, si vous avez transmis votre mandat et que vous avez oublié la PJ ; Vous ne pourrez plus transmettre à nouveau votre bordereau, mais vous pouvez transmettre la PJ autonome.

Note : Il est bien entendu impératif que la PJ soit rattachée à une pièce numérotée (mandat ou titre), donc renseignée « Liquidée » dans la colonne « Délai ».

Menu Exécution > Pièce Justificatives

Sélectionner le Budget concerné

Sélectionner la (ou les) PJ dans la liste, puis bouton Opérations > Transfert > Générer le fichier de liaison.

Cliquer sur Suivante.

Terminer la génération.

Note : si vous disposez du parapheur électronique, il ne faut pas déposer ce type de flux dans le parapheur, mais le transmettre directement à la TP.

Budget Dématérialisé

L’étape Budgétaire doit être transmise sous la forme d’une Pièce Justificative PES. On parlera de PES PJ.

Pour créer ce document, il faudra suivre les étapes suivantes :

Budget > Inscriptions Budgétaires.

Sélectionner l’Etape Budgetaire. Déplier l’assistant Dématérialisation.

Génération

Par défaut, toutes les annexes de l’étape Budgétaire sont sélectionnées.

Définir le répertoire dans lequel est généré le document budgétaire. Lancer la génération

 

Il est possible de compléter les annexes du fichier généré avec l’outil TOTEM. Dans ce cas, il faut le récupérer dans le logiciel via ce menu.

Possibilité de contrôler le document généré soit en PDF soit en html.

Scellement

Le scellement est une étape obligatoire dans la dématérialisation du Budget.

Définir le répertoire de destination du document budgétaire scellé.

Transfert en Trésorerie

Cette étape est obligatoire car c’est à ce moment que la PESPJ est générée.

Dans le répertoire d’échange C:\TRANSFERT, le fichier est généré et peut être transmis en Trésorerie et/ou en préfecture.

Dématérialisation de la paie

Paramétrages et pré-requis en paie

 Outils et configuration > Configuration comptable > Configuration du logiciel de comptabilité.

 

Dématérialiser la paie

Cycle de paie  >  Transfert  > Dématérialisation des bulletins

Transférer les mandats de paie

 Cycle de paie  >  Transfert  > Transfert des mandats en comptabilité

Créer une PJ en session d’interface

Vous devez vous assurer que :

  • Vous venez de transférer vos mandats de salaires depuis votre logiciel de paie.
  • Vous avez, de la même façon, lancé la dématérialisation des bulletins ou encore exporté l’état des caisses voire tout autre type de document demandé par votre Trésorerie.
  • Vous devez connaître le répertoire de destination de ces fichiers, le logiciel de paie vous l’a indiqué lors de leur génération.

Dans votre logiciel de comptabilité, lancez Session d’Interface au sein du bureau Exécution.

Créez la Session d’Interface

Renseignez les champs Désignation, Type d’échange puis recherchez le fichier d’échange et enregistrez.

Cliquez sur Intégration afin que la liste des mandats à intégrer s’affiche.

Les liquidations intégrables apparaissent à l’écran. Si vous ne devez mettre une PJ que sur un ou plusieurs mandats, sélectionnez-les grâce à la touche CTRL de votre clavier + clic sur les pièces.

Cliquez sur le bouton Association de pièces justificatives.

La case Nouvelle pièce justificative est cochée par défaut : vous devez localiser le fichier que vous avez généré depuis le logiciel de paie : dans notre exemple l’état des caisses.

Sélectionnez le fichier. Validez l’association uniquement aux liquidations sélectionnées (ou à toutes les liquidations).

On peut vérifier dans la colonne PJ liées que le nom de la PJ est mentionné.

Répétez cette procédure si vous souhaitez associer d’autres PJ à ces mandats.

Pour retrouver vos mandats liés à vos PJ dans la liste de vos pièces non numérotées, cliquez sur Intégration.

Formats de fichiers autorisés : xml, xhl, pdf, zip.

Intégrer des PJ existantes

Si vous avez déjà créé les Pièces Justificatives avec les documents de paie, vous pouvez associer ces PJ existantes aux futurs mandats de paie.

Suivez-la procédure d’intégration précédente, puis cliquez sur le bouton Pièces justificatives. A ce moment sélectionner Pièces justificatives existantes.