Guide de la Full Demat sur e.magnus GF Evolution

Préambule

Cette documentation est destinée aux utilisateurs de la gamme e-magnus Gestion Financière  Evolution. Ce guide propose une trame permettant aux agents de la collectivité de pouvoir dématérialiser l’ensemble des pièces comptables.

  • Comment générer un flux PES avec l’ensemble des Pjs ?
  • Comment générer un PES PJ autonome ou PES PJ complémentaire ?
  • Comment dématérialiser le Budget ?
  • Comment dématérialiser la paie ?

Pré requis

Pour dématérialiser l’ensemble des pièces justificatives, il faut au préalable demander à votre Trésorerie d’activer l’option Flux PES avec PJs.

Les pièces justificatives à scanner doivent être en noir et blanc : les PJs en couleur ne sont pas utiles et ne font qu’alourdir la taille du flux PES.

Paramétrage de votre copieur : sélectionner option scan en PDF/A ou à défaut sélectionner une résolution de 200ppp/dpi max.

Paramétrage application

Créer les répertoires des pièces justificatives depuis votre explorateur windows.

Depuis l’explorateur Windows sur votre lecteur C ou un lecteur réseau défini, créez un répertoire PJS et des sous-répertoires :

—–PJS

—– ARCHIVES

—– DEPENSES

—– RECETTES

—– PAIE

Si vous gérez plusieurs Collectivités, préférez une déclinaison des répertoires par Collectivités.

Par exemple :

—–PJS

—– COMMUNE

——ARCHIVES

—– DEPENSES

—– RECETTES

—– PAIE

—– SIVOM

——ARCHIVES

—– DEPENSES

—– RECETTES

—– PAIE

Paramétrer l’application pour le fichier PES avec pièces justificatives.

  • Lancez e-magnus
  • Menu Organisation > Collectivités, sélectionnez la collectivité

  • Onglet Codification automatique

Ici aucune configuration n’est chargée.

Sélectionner un Type de pièce. Par exemple, Facture de dépense.

Définir le répertoire dans lequel le fichier est stocké (le points de suspension à droite de l’écran).

Il est possible de créer préalablement les répertoires (voir 3.1) ou de les créer lors de cet étape.

Attention : si vous êtes en mode SaaS SICTIAM, il faut bien sélectionner un des postes « client » (par exemple C : sur WING…) et non pas le poste local du serveur de l’application. Il doit s’afficher ainsi \\Client\C$.

 

Dans cet exemple, nous créons un répertoire de stockage « DEPENSES PJ » sur \\Client\C$\WMAGNUS. C’est donc dans ce répertoire que vous déposerez vos factures au format numérique ou vos factures numérisées.

 

Il est possible d’archiver les pièces justificatives dans un répertoire après les avoir intégrées dans votre logiciel.Dans cet exemple, nous avons créé un répertoire\\Client\C$\WMAGNUS\ARCHIVES afin que les fichiers intégrés ne restent pas de le répertoire de stockage.

Enregistrer.

Sinon laissez l’option Supprimer automatiquement les fichiers traités.

Attention : Dans ce dernier cas, les fichiers seront supprimés du répertoire une fois intégrés.

Enregistrer.

La coche Validation des pièces justificatives ne doit être active qu’en cas de mise en place d’un circuit de validation des PJ.

Traitement des Pièces Justificatives

  • Menu Exécution > Pièces justificatives

Création automatique d’une PJ à partir d’une pièce numérique.

Cette démarche est plus intéressante lorsqu’on souhaite intégrer des PJ en masse.

Bouton Opérations, puis Intégrer les pièces en attente.

Le logiciel vous informe qu’il existe des fichiers en attente de traitement.Cliquer sur OUI.

La page affiche l’ensemble des fichiers en attente de traitement.

Les champs Description et Type sont obligatoires. Le paramétrage a permis de renseigner automatiquement le type de pièce.

Les informations Tiers et Montant TTC ne sont pas obligatoires mais peuvent être déjà renseignés si vous le souhaitez.

La Date de réception correspond à la date de création du document, c’est-à-dire date à laquelle il a été scanné. Modifiez-la si nécessaire.

Dans la partie inférieure vous avez un aperçu de la pièce sélectionnée permettant ainsi de compléter les champs.

Une fois les pièces sélectionnées et les champs (description et type au minimum) complétés, cliquez sur le bouton Intégrer.

Les Pièces justificatives sont maintenant intégrées. Elles peuvent être liquidées.

Nous retrouvons dans cet exemple les 3 PJ factures intégrées.

A noter : il est possible d’appliquer des filtres sur le budget et l’état des PJ.

Il est possible de la lier à une liquidation déjà ordonnancée.

Double-clic sur la PJ ou Sélectionner la PJ et cliquer sur Fiche.

Il est possible de générer une liquidation à partir de cette PJ en cliquant sur Opérations -> Liquider (voir chapitre IV – Génération d’une écriture à partir d’une PJ)

Création manuelle d’une PJ

 Création d’une Fiche.

Le mieux est de ne pas saisir l’identifiant interne et laissé le logiciel la calculer automatiquement à l’enregistrement de la fiche PJ.

Cliquer sur attacher pour joindre le fichier qui fait office de PJ.

Rechercher  le répertoire, sélectionner le fichier et valider.

L’icône Attacher est remplacée par l’icône Détacher.

Le logiciel renseigne le format, le nom et la taille du fichier.

Il est possible dès à présent de visualiser le fichier avec la loupe.

L’écran est constitué d’onglets poour renseigner la PJ.

Onglet Description

Renseigner le Domaine et le Type de pièce justificative.

Renseigner la date d’émission et la date de réception (par défaut la date de la saisie) de la pièce.

Liquidation de la facture : la date limite de mandatement est générée automatiquement par le logiciel en fonction de ce qui est défini dans  les délais de paiement de la fiche Exercice (Données > Exercice > Modes de gestion) ou pour le tiers concerné. Si le délai de paiement renseigné sur la fiche du tiers (onglet Données comptables) est inférieur à celui défini dans la fiche de l’exercice alors c’est celui de la fiche du tiers qui est retenu par le logiciel comme délai global. Dans le cas contraire, c’est celui de la fiche de l’exercice qui est retenu par le logiciel.

Description (champ obligatoire) : ce champ alimente les champs « Objet » et « Description de la pièce jointe » dans votre liquidation.

Classification (en cas de référence fonctionnelle) : Précisez la rubrique, sous-rubrique et nature correspondant à la classification réglementaire de la pièce justificative.

Critères facilitant la recherche des liquidations : Si les zones Compte, Opération, Tiers et Marché ne sont pas pré-renseignées, précisez-les.

Enregistrer.

NB : Par cette méthode, il est important de cocher la case Suivre le délai de paiement pour les PJ de type factures. En effet, cette case est décochée par défaut.

Onglet Références comptables

Dans le cas où cette PJ doit être liée à une pièce comptable déjà saisie :

Cliquer sur le + pour créer le lien avec une pièce comptable.

Dans la partie inférieure, indiquer dans quels budget et exercice se trouve la pièce comptable à lier.

Sélectionner la série de bordereaux à laquelle appartient la pièce comptable.

Cliquer sur l’étiquette bleue Pièce pour rechercher puis sélectionner la pièce à lier. Cette pièce peut-être numérotée ou non.

Le budget, l’exercice et la série de bordereaux doivent être obligatoirement renseignés pour pouvoir sélectionner la pièce.

Dès que le numéro de la pièce est indiqué, les caractéristiques de la pièce s’affichent en dessous.

Liez au besoin d’autres pièces comptables à la pièce justificative.

Le bouton Supprimer vous permet de délier la (les) exécution(s) préalablement sélectionnée(s).

Celle(s)-ci est (sont) alors marquée(s) d’une croix rouge  . Elle(s) disparaîtra (disparaîtront) de la liste au moment de l’enregistrement de la pièce justificative.

 

Génération d’une écriture à partir d’une PJ.

Il est possible de liquider directement après intégration de la Pièce Justificative.

Cette information est très importante pour votre organisation dans le travail.

En effet, avec la mise en place de la dématérialisation, nous vous conseillons  de modifier votre méthode de travail.

Pour cela, à partir du menu Exécutions > Pièces justificatives, sélectionnez la facture à mandater est cliquez sur Opérations > Liquider.

Le logiciel lance l’assistant de liquidation de de PJ en 5 étapes :

1. Pièces justificatives à liquider.

C’est le récapitulatif des informations de la PJ sélectionnée pour mandatement sur lequel il est possible de compléter les informations des critères facilitant la recherche d’engagements.

Ces informations vont permettre de filtrer la liste des engagements à rapprocher à l’étape suivante.

Dans cet exemple, le logiciel ne ramenera que les engagements du budget principal portant sur le tiers S.I.C.T.I.A. imputés au 60632 sur le marché 2015/007.

Si aucun critères n’est renseigné, le logiciel ramène tous les engagements du tiers de la PJ.

2. Engagements candidats

Si les des engagements correspondent aux critères définis précédemment, le logiciel affiche la liste des engagements sinon il passe directement à l’étape 3.

Sélectionnez l’engagement à rapprocher et passez à l’étape suivante.

3. Génération de liquidations

Si la facture a fait l’objet d’un rapprochement à l’engagement, vous vous retrouvez sur le formulaire de création d’un mandat/titre sur lequel les informations de l’engagement et de la PJ sont pré renseignés.

Sinon, le logiciel ne ramène que les informations de la PJ.

La différence entre les 2 cas de figure ne se situe qu’au niveau de l’objet :

Cas 1 : objet = objet de l’engagement

Cas 2 : objet = Description de la PJ

Il suffit de les vérifier voire compléter ces information et passer à l’étape suivante.

4. Prélèvement

Le logiciel ne passe pas cette étape que pour les PJ de recettes avec Prélèvement automatiquqe.

5. Détails des liquidations

Sur cette dernière étape, si il y a eu rapprochement l’imputation est complétée automatiquement par l’imputation de l’engagement et dans le cas contraire il vous revient de la compléter.

Attention : En cas de rapprochement, c’est le montant de l’engagement qui est initialisé. Il faut donc l’ajuster au montant de la PJ Facture.

De plus, dans le cas où le montant de la PJ est inférieur à l’engagement, le logiciel ne vous pose pas la question de savoir quoi faire du reste engagé. C’est à vous de cocher Solder ligne eng si vous voullez libérer le reste engagé.

Attention: Pour les factures d’investissement, il faut créer le lien à une immobilisation via le bouton Attacher/Détacher Modèle. Créer le bien en « Acquisition » ou lier à un bien existant en « Modification de valeur »

En cliquant sur Terminer, le mandat/titre se génère est ce dernier est lié à la PJ liquidée.

Rattacher/détacher une PJ à une écriture existante.

Pour rattacher une Pièce Justificative à une liquidation (ordonnancée ou pas), il faut entrer en modification dans la fiche de la PJ, Onglet Références comptables.

Se positionner sur la ligne commençant par un + sur le tableau du haut.

Sur la partie inférieure :

Sélectionner le Budget de la liquidation à rattacher.

Sélectionner l’Exercice de la liquidation, puis sa Série de bordereau.

Cliquer sur l’étiquette bleue Pièce, la liste des mandats ou titres s’affiche.

Le logiciel filtre sur les critères définis précédemment (budget, exercice, tiers, série de bordereaux) et recherche les liquidations non ordonnancées.

Note : il est aussi possible de lier la PJ à une liquidation ordonnancée en filtrant la recherche avec le bouton radio Numérotés.

Sélectionner la pièce et cliquez sur le bouton Revenir.

Enregistrer.

Pour délier la PJ, dans l’onglet Références comptables, sélectionner la ligne de la liquidation liée puis cliquer sur Supprimer. Enregistrer. La ligne est effacée.

Il n’est possible de supprimer une pièce justificative qu’à la seule condition qu’elle ne soit pas liquidée, c’est-à-dire qu’elle ne soit pas rattachée à une ou plusieurs pièces comptables. Dans ce cas, il faut détacher la PJ de la liquidation comme expliqué ci-dessus.

Sélectionner la PJ adns la liste. Cliquer sur l’icone “supprimer”.

Pièce justificative Autonome ou PJ complémentaire

Il est possible de transmettre en Trésorerie une Pièce Justificative seule. Par exemple, si vous avez transmis votre mandat et que vous avez oublié la PJ ; Vous ne pourrez plus transmettre à nouveau votre bordereau, mais vous pouvez transmettre la PJ autonome.

Note : Il est bien entendu impératif que la PJ soit rattachée à une pièce numérotée (mandat ou titre), donc renseignée « Liquidée » dans la colonne « Délai ».

Menu Exécution > Pièce Justificatives

Sélectionner le Budget concerné

Sélectionner la (ou les) PJ dans la liste, puis bouton Opérations > Transfert > Générer le fichier de liaison.

Cliquer sur Suivante.

Terminer la génération.

Note : si vous disposez du parapheur électronique, il ne faut pas déposer ce type de flux dans le parapheur, mais le transmettre directement à la TP.

Budget Dématérialisé

L’étape Budgétaire doit être transmise sous la forme d’une Pièce Justificative PES. On parlera de PES PJ.

Pour créer ce document, il faudra suivre les étapes suivantes :

Budget > Inscriptions Budgétaires.

Sélectionner l’Etape Budgetaire. Déplier l’assistant Dématérialisation.

Génération

Par défaut, toutes les annexes de l’étape Budgétaire sont sélectionnées.

Définir le répertoire dans lequel est généré le document budgétaire. Lancer la génération

 

Il est possible de compléter les annexes du fichier généré avec l’outil TOTEM. Dans ce cas, il faut le récupérer dans le logiciel via ce menu.

Possibilité de contrôler le document généré soit en PDF soit en html.

Scellement

Le scellement est une étape obligatoire dans la dématérialisation du Budget.

Définir le répertoire de destination du document budgétaire scellé.

Transfert en Trésorerie

Cette étape est obligatoire car c’est à ce moment que la PESPJ est générée.

Dans le répertoire d’échange C:\TRANSFERT, le fichier est généré et peut être transmis en Trésorerie et/ou en préfecture.

Dématérialisation de la paie

Paramétrages et pré-requis en paie

 Outils et configuration > Configuration comptable > Configuration du logiciel de comptabilité.

 

Dématérialiser la paie

Cycle de paie  >  Transfert  > Dématérialisation des bulletins

Transférer les mandats de paie

 Cycle de paie  >  Transfert  > Transfert des mandats en comptabilité

Créer une PJ en session d’interface

Vous devez vous assurer que :

  • Vous venez de transférer vos mandats de salaires depuis votre logiciel de paie.
  • Vous avez, de la même façon, lancé la dématérialisation des bulletins ou encore exporté l’état des caisses voire tout autre type de document demandé par votre Trésorerie.
  • Vous devez connaître le répertoire de destination de ces fichiers, le logiciel de paie vous l’a indiqué lors de leur génération.

Dans votre logiciel de comptabilité, lancez Session d’Interface au sein du bureau Exécution.

Créez la Session d’Interface

Renseignez les champs Désignation, Type d’échange puis recherchez le fichier d’échange et enregistrez.

Cliquez sur Intégration afin que la liste des mandats à intégrer s’affiche.

Les liquidations intégrables apparaissent à l’écran. Si vous ne devez mettre une PJ que sur un ou plusieurs mandats, sélectionnez-les grâce à la touche CTRL de votre clavier + clic sur les pièces.

Cliquez sur le bouton Association de pièces justificatives.

La case Nouvelle pièce justificative est cochée par défaut : vous devez localiser le fichier que vous avez généré depuis le logiciel de paie : dans notre exemple l’état des caisses.

Sélectionnez le fichier. Validez l’association uniquement aux liquidations sélectionnées (ou à toutes les liquidations).

On peut vérifier dans la colonne PJ liées que le nom de la PJ est mentionné.

Répétez cette procédure si vous souhaitez associer d’autres PJ à ces mandats.

Pour retrouver vos mandats liés à vos PJ dans la liste de vos pièces non numérotées, cliquez sur Intégration.

Formats de fichiers autorisés : xml, xhl, pdf, zip.

Intégrer des PJ existantes

Si vous avez déjà créé les Pièces Justificatives avec les documents de paie, vous pouvez associer ces PJ existantes aux futurs mandats de paie.

Suivez-la procédure d’intégration précédente, puis cliquez sur le bouton Pièces justificatives. A ce moment sélectionner Pièces justificatives existantes.


Dématérialisation de l'Avis de sommes à payer (PES ASAP)

Principe

La gestion des ASAP (Avis des Sommes A Payer) de façon dématérialisée a pour finalité de faire traiter de manière centralisée et automatisée l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi des ASAP par la filière éditique de la DGFiP.

Vous envoyez les informations de l’ASAP via un flux PES PJ ASAP (facture dématérialisée au format XML) et la DGFIP récupère ces données pour procéder à l’édition et à l’envoi de l’ASAP. L’ASAP remplace alors la facture.

Le flux PES PJ ASAP est transmis simultanément avec les titres. Dès la prise en charge des titres par la trésorerie, l’édition de l’ASAP par la filière éditique de la DGFiP et l’envoi au débiteur s’effectuent automatiquement.

Dès 2017, le PES PJ ASAP sera utilisé “seul” pour dématérialiser les factures émises par la collectivité vers d’autres collectivités ou établissements d’état (projet Portail Chorus Pro de dématérialisation des factures fournisseurs).

Le passage aux avis des sommes à payer dématérialisés ne peut se faire que suite à l’accord de votre trésorerie auprès de laquelle vous devez préalablement remplir des formalités administratives.

Dans le but de passer sereinement l’échéance du 01/01/2017 avec le déploiement de Chorus Pro, nous vous invitons d’ores et déjà à mettre en place le PES ASAP.

Activation de la gestion des ASAP dématérialisés

Au niveau de chaque fiche budget, vous devez :

  • activer la gestion des ASAP dématérialisés
  • renseigner les informations relatives au tiers émetteur, au centre d’encaissement des finances publiques et aux modalités de prélèvement.

Pour cela, entrez en modification de vos fiches Budget, et renseignez l’onglet ASAP :

A partir du moment où vous cochez la case Gestion des ASAP dématérialisés, sauf contre-indication de votre part lors de la saisie du titre, un ASAP dématérialisé est systématiquement généré pour tous les titres réels créés (sauf pour les titres dont le mode de recouvrement est Prélèvement et les titres P503).

Le numéro ainsi que le Centre d’encaissement des finances publiques sont fournis dans la “fiche de renseignement pour l’intégration dans le périmètre d’un centre d’encaissement“.

Vous pouvez également l’obtenir auprès du correspondant Moyens de paiement de votre département : il s’agit de l’identifiant de la collectivité.

Exemple d’une fiche de renseignement :

Le numéro correspond à l’IdCol : colonne L de l’image ci-dessus.

Il vous sera également demandé dans cette fiche, d’estimer le nombre de titres émis sur une année : colonne D.

Par ailleurs, afin d’être conforme avec la structure du PES PJ ASAP, vous devez vérifier que le nom, le prénom et le rôle de chaque signataire soient bien renseignés (et le renseigner le cas échéant).

Pour cela, entrez en modification de chacune vos fiches Collectivités, et renseignez l’onglet Signataires :

Le libellé correspond à la désignation du signataire telle que vous allez la voir apparaître avec la signature. Le logiciel le renseigne automatiquement en concaténant le prénom, le nom et la fonction.

Marche à suivre pour le PES ASAP

Les paramétrages précédents activent automatiquement la génération des ASAP dématérialisés pour tous les titres que vous allez saisir à moins que vous ne décochiez la case adéquate ci-dessous :

En saisie de titre, sur l’onglet Identification, la case Emission d’un ASAP dématérialisé et cochée :

L’ASAP dématérialisé reprend les informations du titre et est généré dans le flux PES Recette.

Pour les titres qui doivent être complétés d’une facture, vous devez saisir les informations de cette facture dans l’onglet ASAP :

A la génération du flux PES Recette, le logiciel génère automatiquement une PJ Facture de recette.


Intégration de travaux

Contexte

Des travaux sont terminés. Il faut les faire rentrer dans l’inventaire en leur attribuant un compte définitif d’immobilisation. En M14, voici ce qui est dit :

« Conformément à l’article R.2321-1 du CGCT, constituent des dépenses obligatoires pour les communes,
les groupements et les établissements précités, les dotations aux amortissements des immobilisations
suivantes :
- pour les immobilisations incorporelles, celles figurant aux comptes 202 « Frais d’études,
d’élaboration, de modifications et de révisions des documents d’urbanisme », 2031 « Frais
d’études » (non suivis de réalisation), 2032 « Frais de recherche et de développement », 2033 « Frais
d’insertion » (non suivis de réalisation), 204 « Subventions d’équipement versées », 205
« Concessions et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, logiciels, droits et valeurs
similaires » et 208 « Autres immobilisations incorporelles » à l’exception des immobilisations qui
font l’objet d’une provision ;
- et pour les immobilisations corporelles, les biens figurant aux comptes 2156, 2157, 2158 et 218. »

Intégration de Travaux

Dans le module immobilisations, dans la liste des immobilisations, sélectionner les travaux concernés.

Opérations /Modifier le bien / Fin de travaux.

Le logiciel passe à l’assistant de fin de travaux.

Compléter les informations obligatoires. Dans cet exemple, le compte définitif est 2138, le bien est donc non amortissable. Cliquer sur Suivant.

Compléter les champs si nécessaire (analytique, opération…). Terminer.


Comment générer une PJ autonome ?

Liaisons  > Trésorerie > Transfert PJ Emission

Affiner la recherche avec les critères de sélection. Ici, nous avons lié une pièce justificative à un mandat du bordereau N°34. Lancer la recherche.

Descendre la ou les pièces justificatives à transmettre.

Cliquer sur Emettre.

Contrôle Xemelios. Si conforme, génération du flux PES.

Fichier généré.

Récupérer le fichier dans le répertoire mentionné.

Le fichier généré est à déposer sur Stela ou Portail DGFIP comme les bordereaux.


Lors d'un changement d'exercice, puis-je mettre à jour les traitement périodique sans redéfinir les éditions ?

Contexte

La création de traitements périodique permet de générer automatiquement des situations budgétaires et de les envoyer par email dans les services concernés.

Lors du changement d’exercice, les traitements ne sont pas mis à jour. Dans notre exemple, les traitements périodiques restent en 2015.

Il est possible de mettre à jour l’ensemble ces traitements sans redéfinir les éditions.

Mis à jour des traitements périodiques

Couteau suisse > Traitements périodiques


Tout sélectionner (en jaune). Clic-droit > Critères.

Remplacer « 2015 » par « 2016 ». Exécuter sur tous. Cliquer sur l'icône verte.

Le logiciel propose de mettre à jour tous les traitements. Valider.


Un message d'erreur lors de la création du compte 1021 en réel

Contexte

Message d’erreur lors de la création du compte 1021 en réel alors qu’il existe le même compte mais en ordre.

Création d’un compte par duplication

Structure > Comptes

Ou

Exécution budgétaire > Recettes ou dépenses > Comptes

Recherche du compte existant.

Dans la barre des commandes : Eclair puis cliquer sur Dupliquer.

Les neuf composants qui assurent l’unicité du compte budgétaire sont :

  • le budget,
  • l’exercice,
  • le gestionnaire,
  • le code fonctionnel,
  • la nature,
  • l’opération,
  • le service,
  • l’antenne.
  • le sens Dépense/Recette.
Compte existant Compte créé
Budget 04 04
Exercice 2016 2016
Gestionnaire ADMI ADMI
Fonction 822 822
Nature 1021 1021
Opération  PAS D’OPERATION PAS D’OPERATION
Service PAS DE SERVICE PAS DE SERVICE
Antenne PAS D’ANTENNE PAS D’ANTENNE
Sens Recette Recette

 

Si ces 9 éléments sont en double (c’est le cas dans notre exemple), il y a violation de contrainte unique, d’où le message d’erreur.

Modification du compte d’ordre

Avant de créer la même imputation en réel, entrer en modification sur le compte d’ordre.

Sélectionner l’antenne ORDREI.

Compte existant Compte créé
Budget 04 04
Exercice 2016 2016
Gestionnaire ADMI ADMI
Fonction 822 822
Nature 1021 1021
Opération  PAS D’OPERATION PAS D’OPERATION
Service PAS DE SERVICE PAS DE SERVICE
Antenne ORDREI PAS D’ANTENNE
Sens Recette Recette

En reprenant notre exemple, il y a un élément différent, donc plus d’erreur.


Dm Editions budgétaires cumuls colonne exercice budget

Contexte

Lors de l’édition budgétaire d’une DM consolidée (donc votée), la colonne « Budget de l’exercice » affiche le cumul de toutes les étapes budgétaires, y compris la DM en cours de vote. Ce qui fausse la lecture et la compréhension des inscriptions budgétaires.

Nous allons revoir dans un premier temps la procédure de validation et d’édition de la DM qui sont faites et qui occasionnent l’affichage des cumuls des étapes budgétaires.

Il faut impérativement que la DM à imprimer ne soit pas consolidée. Nous allons voir comment déconsolider correctement cette étape pour qu’elle ne figure plus dans les cumuls.

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Emprunts et mandatement des échances

Contexte

Les mandats liés à un emprunt ont bien été attachés lors de la saisie des écritures. Mais le logiciel ne permet pas d’afficher cette information dans le module Dette. Il est possible de renseigner le tableau d ‘amortissement en mettant à jour les lignes concernées.

Par contre, il est possible de générer des liquidations et donc de mandater à partir de l’emprunt.

Réalisation d’une échéance sans génération d’écriture

Dans la fiche Emprunt, Onglet Amortissement.

Sélectionner la ligne, cliquer sur Réaliser les échéances.

Le logiciel nous indique que toutes les échéances précédentes passeront aussi à l’état de réalisation. Confirmer.

Dans l’onglet Historique, en filtrant sur Annuité et Réalisé, on retrouve notre échéance.

Réalisation d’une échéance avec génération d’écriture

Nous allons voir maintenant comment mandater à partir d’un emprunt dans le module Dette.

Pour rappel, il est aussi possible de passer par la Génération des échéances d’emprunts pour liquider en masse.

Dans la fiche de l’emprunt, Onglet Tableau d’amortissements, faisons un point sur les prochaines échéances.

On peut aussi retrouver cette information dans l’onglet Historique, en filtrant sur Prévu.

Nous allons générer les écritures pour payer cette échéance.

Sélectionner Evènement concerné et cliquer sur générer les écritures.

Toutes les informations nécessaires à la génération de l’écriture sont récupérées. Suivante.

Onglet Récapitulatif avec le compte détaillé. Si vous utilisez les bordereaux préparatoires, vous pouvez les rattacher ici. Vérifier la série de bordereaux. Terminer.

Vous retrouvez votre échéance dans la liste des liquidations.

Si vous ouvrez la fiche de liquidation, tous les éléments sont repris et le rattachement à l’emprunt est fait.

Il ne reste plus qu’à ordonnancer.

Retournons maintenant sur notre emprunt.

Dans l’onglet historique, le bouton est passé au vert et en bas de page nous avons les références :

- de la liquidation si vous n’avez pas encore ordonnancé

- du mandat en cas d’ordonnancement

Déréalisation d’une échéance

Sélectionner la ligne, cliquer sur Réaliser les échéances / Annuler les réalisations.

Confirmer.

En effet, dans l’Onglet Historique de notre Emprunt, l’échéance est réalisée.

Dans l’onglet Historique, filtrer sur Réalisé. Sélectionner la ligne d’évènement. Supprimer Evènement.

L’annuité n’est plus cochée Réalisé.

 


Comment installer un patch correctif sur e.magnus ?

Contexte

Suite à une demande d’assistance sur le forum FSI Magnus, BL a mis à disposition un patch correctif propre à la base impactée par l’incident (Factu Eau Sospel). Il faut installer ce patch via l’administration BL.Il est préférable de procéder à une sauvegarde avant d’installer le patch (voir fiche TC072015)

Accès à l’Administration BL

Sam.sictiam.fr

Utilisateur et Mot de passe administrateur sur SAM

Cliquer sur Gestionnaire d’Administration eMagnus

Accès aux téléchargements

Mise à jour > Catalogue. Télécharger.

Attendre la fin du téléchargement.

Recherche du patch correctif

Mise à jour > Données.

Rechercher le Groupe, le Produit et sélectionner le type de mise à jour Maintenance.

Sélectionner le patch correctif à installer. La mise à jour est au statut Non.execute. Cliquer sur le bouton dans la colonne Application.

Attendre la fin de la mise à jour.

Le statut de la mise à jour passe à Succes.

Le patch est installé.

Quitter l’Administration BL et fermer la session sam.sictiam.fr.

Mettre à jour manuellement un produit


Puis-je saisir un titre collectif à partir d'un rôle ?

Contexte

La collectivité gère ses factures à partir d’un logiciel de facturation spécifique (E-Gee) et saisie des titres collectifs liés au rôle.

Dans le cadre du PES V2 la perception a rejeté les titres émis qui ne répondent pas aux critères imposés par ce protocole.

Il existe un menu spécifique pour saisir ce type de recettes. Par ailleurs le Code Produit Local est obligatoire.

Contrôle de la présence / Saisie de Codes Produits

Données en grand > Codes Produits > Saisie

Si l’écran est vide, cliquer sur Copie des codes produits nationaux. Le logiciel charge automatiquement les codes produits. Vous les retrouverez lors de la saisie des lignes de liquidations.

Il aussi possible de créer des codes produits 

Saisie du titre collectif pour le Rôle

Exécution en grand > Titres > Autres : Récapitulatif avec rôle

Vérifier que le tiers est le bon.

Renseigner le N° de Rôle.

Renseigner le Code Produit Local (C.P.L.)