Guide pour l'administration du module STelA convocation

PARAMÉTRAGE DES ACCES AU MODULE CONVOCATION

• Dans administration Module système\ groupe
• Créer 4 nouveaux groupes
  • STELACONVOC
  • STELACONVOC VISU
  • STELACONVOC DEPOT
  • STELACONVOC RECU

Editer les groupes pour donner accès uniquement au module STELA CONVOCATION

PARAMETRAGE DES LIENS

• Dans Modules\ Multimenu \liens

Cliquez sur l’onglet STELA

Editer les liens Convocation ainsi que les sous liens de Convocation

Dans les options, choisissez le groupe autorisé à accéder à la rubrique

Pour le lien CONVOCATION : sélectionner le groupe STELACONVOC

Pour le lien Convocations envoyées : sélectionner le groupe stelaconvoc visu

Pour le lien Déposer une convocation : sélectionner le groupe stelaconvoc depot

Pour le lien Convocations reçues : sélectionner le groupe STELACONVOC RECU

CREATION DES GROUPES GENERIQUES

• Dans modules\système\groupes

Créer des groupes qui correspondent aux grandes catégories d’assemblées. Commencer toujours par ELUS, ex :

ELUS – Conseil municipal

ELUS – Comité syndical

ELUS – CAO

ELUS – Commission technique

…

NB : ceci va faciliter par la suite le paramétrage des permissions et vous permettre d’avoir une liste qui se suit quand vous affectez les groupes à vos utilisateurs.

PARAMETRAGE D’UNE COLLECTIVITE

Avant que la collectivité ne soit en mesure d’utiliser le module, il est nécessaire qu’un paramétrage dans l’administration soit effectué. Ce paramétrage consiste en la création de groupes, d’utilisateurs, en leur affectation, et en la création d’assemblées.

Création d’un groupe CONVOC pour la collectivité

• Modules systèmes\groupes
• Créer un groupe au nom de la commune (ex : _CONVOCATION SICTIAM)

Ceci est nécessaire pour isoler des élus qui auraient à la fois le droit d’utiliser le module STELA MIAT pour une collectivité A et de recevoir des convocations pour une collectivité B à partir d’un même accès/même certificat).

Gestion des permissions du module STELA CONVOCATIONS

• Module\stela convoc\permissions
• Chercher le groupe collectivité (dans la colonne de gauche) (ex : SICTIAM)
• Cocher « Autoriser le Dépôt »
• Groupe pouvant accéder aux envois :
  • Le groupe de la Collectivité (ex : SICTIAM). Les utilisateurs qui envoient les convocations doivent bien sûr faire partie de ce groupe.

• Groupes à qui envoyer :
  • Le groupe convocation de la Collectivité (ex : CONVOCATION SICTIAM).

• Fonctions :
  • Le ou les groupes Elus (ex : Elus- conseil municipal et/ou Elus – CAO). Choisir les groupes génériques utilisés par la collectivité.

• Valider les modifications (bouton bas de page)

Configuration des types d’assemblées

• Modules stela convocation\configuration type d’assemblée.

Obligation de mettre une procuration, si pas de procuration mettre un pdf avec comme mention : « ce type d’assemblée ne nécessite pas de procuration. »

• Groupe émetteur : La collectivité à paramétrer
• Type d’assemblée : Exemple : Conseil Municipal
• Délais en jours Franc : Exemple : 5 (provoque une alerte au dépôt si non respecté, non bloquant)
• Modèle de procuration : Modèle en format DOC, ODT, PDF, …

Création des utilisateurs (agents et élus concernés) (pas besoin de certificat pour le dépôt ou la consultation)

• Mettre l’agent qui va déposer les convocations dans les groupes suivants :
  • STELACONVOC
  • STELACONVOC VISU
  • STELACONVOC DEPOT
  • (et le groupe de sa collectivité, ex : SICTIAM)

• Mettre les élus dans les groupes suivants :
  • STELACONVOC
  • STELACONVOC RECU
  • Le groupe à qui envoyer (ex : CONVOCATION SICTIAM)
  • Le Groupe Elus (ex : Elus – CM)
  • (éventuellement d’autres groupes Elus – CAO, …)