Principe

La gestion des ASAP (Avis des Sommes A Payer) de façon dématérialisée a pour finalité de faire traiter de manière centralisée et automatisée l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi des ASAP par la filière éditique de la DGFiP.

Vous envoyez les informations de l’ASAP via un flux PES PJ ASAP (facture dématérialisée au format XML) et la DGFIP récupère ces données pour procéder à l’édition et à l’envoi de l’ASAP. L’ASAP remplace alors la facture.

Le flux PES PJ ASAP est transmis simultanément avec les titres. Dès la prise en charge des titres par la trésorerie, l’édition de l’ASAP par la filière éditique de la DGFiP et l’envoi au débiteur s’effectuent automatiquement.

Dès 2017, le PES PJ ASAP sera utilisé “seul” pour dématérialiser les factures émises par la collectivité vers d’autres collectivités ou établissements d’état (projet Portail Chorus Pro de dématérialisation des factures fournisseurs).

Le passage aux avis des sommes à payer dématérialisés ne peut se faire que suite à l’accord de votre trésorerie auprès de laquelle vous devez préalablement remplir des formalités administratives.

Dans le but de passer sereinement l’échéance du 01/01/2017 avec le déploiement de Chorus Pro, nous vous invitons d’ores et déjà à mettre en place le PES ASAP.

Activation de la gestion des ASAP dématérialisés

Au niveau de chaque fiche budget, vous devez :

  • activer la gestion des ASAP dématérialisés
  • renseigner les informations relatives au tiers émetteur, au centre d’encaissement des finances publiques et aux modalités de prélèvement.

Pour cela, entrez en modification de vos fiches Budget, et renseignez l’onglet ASAP :

A partir du moment où vous cochez la case Gestion des ASAP dématérialisés, sauf contre-indication de votre part lors de la saisie du titre, un ASAP dématérialisé est systématiquement généré pour tous les titres réels créés (sauf pour les titres dont le mode de recouvrement est Prélèvement et les titres P503).

Le numéro ainsi que le Centre d’encaissement des finances publiques sont fournis dans la “fiche de renseignement pour l’intégration dans le périmètre d’un centre d’encaissement“.

Vous pouvez également l’obtenir auprès du correspondant Moyens de paiement de votre département : il s’agit de l’identifiant de la collectivité.

Exemple d’une fiche de renseignement :

Le numéro correspond à l’IdCol : colonne L de l’image ci-dessus.

Il vous sera également demandé dans cette fiche, d’estimer le nombre de titres émis sur une année : colonne D.

Par ailleurs, afin d’être conforme avec la structure du PES PJ ASAP, vous devez vérifier que le nom, le prénom et le rôle de chaque signataire soient bien renseignés (et le renseigner le cas échéant).

Pour cela, entrez en modification de chacune vos fiches Collectivités, et renseignez l’onglet Signataires :

Le libellé correspond à la désignation du signataire telle que vous allez la voir apparaître avec la signature. Le logiciel le renseigne automatiquement en concaténant le prénom, le nom et la fonction.

Marche à suivre pour le PES ASAP

Les paramétrages précédents activent automatiquement la génération des ASAP dématérialisés pour tous les titres que vous allez saisir à moins que vous ne décochiez la case adéquate ci-dessous :

En saisie de titre, sur l’onglet Identification, la case Emission d’un ASAP dématérialisé et cochée :

L’ASAP dématérialisé reprend les informations du titre et est généré dans le flux PES Recette.

Pour les titres qui doivent être complétés d’une facture, vous devez saisir les informations de cette facture dans l’onglet ASAP :

A la génération du flux PES Recette, le logiciel génère automatiquement une PJ Facture de recette.

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