Enfance

Fiche méthode facturation des activités

Pré-requis

1. La facturation s’effectue après avoir complété le planning avec les jours de présences et/OU de régulatisation (sur planning déjà facture/centralisé/en bleu)
2. Avoir une période de factures ouverte

 Pour créer une période

 Il faut compléter les dates limite de paiement

Date du prélèvement

L’exercice comptable

Étapes pour calculer la facture

Après avoir sélectionné le bordereau et la période

1/ Choisir l’activité que l’on va facturer en premier (exemple CANTINE)

UNIQUEMENT POUR LA CANTINE : LAISSER les présences sur la totalité du mois (du 1^er jusqu’à la fin du mois) è Va facturer la prévision

Et prendre en compte les régularisations du planning

Basculer les enfants de gauche à droite

puis LANCER LE TRAITEMT

CLIQUER SUR Etape précédente pour facturer les autres activités qui n’ont pas les mêmes dates de facturation (La garderie n’est pas facture du 1 er jusqu’à la fin du mois prochain mais le mois précédent

Modifier les dates de présences de la nouvelle activité à facturer

Ici par exemple sur la période MAI on facture du 01/04/2016 au 25/04/2016 la GARDERIE

Basculer les enfants de gauche à droite

puis LANCER LE TRAITEMENT

CLIQUER SUR Etape précédente pour facturer les autres activités qui n’ont pas les mêmes dates de facturation

Une fois terminé on peut aller sur

Vérification des factures

Depuis le menu Factures défitinives par bordereau, sélectionner le bordereau de facturation et la période puis lancer la recherche.

Contrôler les factures -> Si tout est OK

Penser à la possibilité de basculer des options ou sélection pour faire des choix,

Penser au modèle de facture à utiliser

Lancer l’impression (en visualisation)

Par Exemple

Si le traitement est très long et affiche un message d’erreur

Vérifier s’il n’est pas toujours en cours

Clic droit / Actualiser pour contrôler la bonne exécution du document une fois passé au

Clic droit / Visualisation pour obtenir les factures

 Faire glisser vers la droite pour changer les options par défaut

 Choix du modèle à utiliser

 Lancer l’impression (en visualisation)

ENREGISTREMENT DU PAIEMENT

by Alexandre GINFRAY

Fiche méthode Facture comptoir ALSH

Pré-requis

1. L’enfant doit être inscrit à l’activité
2. La facturation comptoir s’effectue après avoir complété le planning avec les jours de présences
3. Avoir une période de factures ouverte

 Pour créer une période

Ces cases n’ont pas d’importance pour la factu comptoir

Car les factures sont payées le jour même en face à face !

Étapes pour calculer la facture

Depuis le dossier de la famille concernée

Choisir le bordereau de facturation

Choisir la période (se limiter à la 1^ère journée et dernière journée)

Puis cliquer sur étape suivante.

Basculer le/les enfants de gauche à droite.

Puis 

Valider la facture puis l’éditer (brouillard = TEST) 

 Faire glisser vers la droite pour changer les options par défaut.

 Choix du modèle à utiliser

 Lancer l’impression (en visualisation)

ENREGISTREMENT DU PAIEMENT

by Alexandre GINFRAY

Facturation pour les crèches

Après avoir positionné les absences, les congés, sur le planning et validé la cohérence des pointages

LANCER LA FACTURATION

FACTURATION -> FACTURATION PROVISOIRE

1/ FACTURATION -> FACTURATION PROVISOIRE -> Période des factures

Sélectionner le bordereau de facturation

Un tableau apparait avec des numéros de période (format AAMM)

A/ Mise à jour du libellé = « Facturation Septembre 2016 »

B/ Saisie date limite paiementè S’affiche sur la facture

2/ FACTURATION -> FACTURATION PROVISOIRE -> Création des lignes des factures

ATTENTION N

Génération à partir des présences

Va permettre le traitement de tout ce qui est en provenance du planning (Déductions, Réservations occasionnels et Adaptations)

Heures supplémentaires 

Va permettre le traitement des heures supplémentaires

Saisie des quantités

Va permettre d’ajouter manuellement des lignes de régularisation qui ne pourraient pas se mettre avec le planning ou les heures supplémentaires

GENERATION A PARTIR DES PRESENCES

Sélectionner le bordereau, la période et les présences du planning que l’on souhaite facturer.

Module est facultatif

A l’étape suivante, on choisit de basculer tout ou partie du tableau (affichage par contrat donc un enfant peut avoir deux lignes)

GENERATION HEURES SUPPLEMENTAIRES

Suivre la même logique que pour la génération à partir des présences

ATTENTION, ne pas remplir le mode de garde permet de sélectionner TOUT (idem sections)

Le minimum est de remplir ce qui et en gras avec les *

SI BESOIN

SAISIE DES QUANTITES (pour ajouter des lignes supplémentaires manuelles sur les factures)

a/ complétion de l’écran

b/ ajout des lignes (si aucune ligne sur la période, le logiciel indique qu’il n’y a rien à afficher = normal c’est d’abord l’affichage avant l’ajout de lignes)

Compléter et enregistrer

On peut consulter les factures via FACTURATION PROVISOIREè FACTURATION PROVISOIRE PAR BORDEREAU

Sur la facture, clic droit è consulter lignes de la facture

ON POURRA SUPPRIMER UNIQUEMENT LES LIGNES DE FACTURES QUI AURONT ETE SAISIES VIA « SAISIE DES QUANTITES »

S’IL Y A UN PROBLEME SUR LES HEURES SUP ou RESERVATIONS -> Ca vient du planning

IL FAUDRA ANNULER LA GENERATION DES HEURES SUP ET DES PRESENCES DE L ENFANT ET RELANCER LA GENERATION A PARTIR DES PRESENCES (DE L ENFANT)

VIA LE MENU FACTURATION PROVISOIRE -> EDITION TRAITEMENTS -> TRAITEMENTS

Le bouton imprimante lancera le traitement d’annulation

On peut ne sélectionner qu’un enfant

PASSER LES FACTURES PROVISOIRES EN DEFINITIVES

FACTURATION -> FACTURATION PROVISOIRE -> Bascule des Factures provisoires en définitives

ON RETROUVERA LES FACTURES VIA FACTURATIONè FACTURATION DEFINITIVE è FACTURATION DEFINITIVE PAR BORDEREAU

LE FONCTIONNEMENT EST LE MÊME QUE POUR L UTILISATION DU MENU FACTURATION PROVISOIRE

POUR EDITER LES FACTURES FACTURATION -> FACTURATION DEFINITIVE -> EDITION TRAITEMENT

POUR ANNULER L’EDITION PUIS REBASCULER UNE FACTURE DEFINITIVE EN PROVISOIRE (UNE SEULE),

Via FACTURATIONè FACTURATION DEFINITIVEè FACTURES DEFINITIVES PAR BORDEREAU

Sélectionner la ligne et utiliser les boutons en haut à gauche

Imprimanyte croix rouge = annulation édition

Flèche orange retour = bascule definitive en provisoire

PENSER ENSUITE au traitement d’annulation de la génération des heures sup (en sélectionnant uniquement l’enfant) et génération à partir des présences

SAISIR UN REGLEMENT

EN MASSEè REGIE / € Saisie par dossier

+ pour ajouter une ligne et compléter

Aller chercher la facture aura l’avantage de remplir la case MONTANT

Penser au n° du chèque et la banque

Pour deposer des especes a la tresorerie

Regie++> edition et traitement++> liste des reglements par mode de paiement

Pour le transfert dft et confirmation tresorerie

Regie ? edition traitement , BORDEREAU DE RECOUVREMENT

1/ D ABORD EN PROVISOIRE 2/ SI OK EN Definitif 5ATTENTION CEL0 NUMerote

by Alexandre GINFRAY

Gestion des activités : planning et fiches d'appel

Depuis le dossier famille

Accès direct à l’aperçu général détail des inscriptions sco ou alsh

Sinon, clic sur la fiche enfant puis sur onglet Activité et scolarité

Depuis l’onglet Activité et scolarité,

= aperçu général des inscriptions en cours (clic sur le + pour dérouler le détail et arriver jusqu’à la vue tarif si besoin)

Accès à l’écran de gestion des inscriptions aux activités

Clic droit, inscription ALSH (uniquement)

Présentation  listes des inscriptions (avec date début / fin visible)

En fonction de l’activité sélectionnée

DÉTAIL de l’inscription et possibilité de mise à jour date de fin (si départ anticipé)

Clic droit sur la ligne = possible d’avoir accès

• Détail des éléments, pièces justificatives
• Planning de l’activité sélectionnée (sur la période totale de l’inscription)

Ajout d’une inscription depuis le dossier famille pour un enfant manuellement :

Bien s’assurer d’être sur L’ECRAN DE GESTION DES INSCRIPTIONS (qui s’intitule Inscription ALSH)

Astuce : penser au fil d’ariane pour revenir quel que soit l’écran où on se trouve sur le dossier famille (par exemple)

Ou l’écran précédent…

 Pour ajouter une inscription

 Pour supprimer une inscription (si erreur et qu’il n’y a pas eu de facture)

Sélectionner l’Action (le thème de notre activité) puis la session (Caractérisée par date de début/date de fin)

PERMET DE SUIVRE LES DIFFÉRENTES ÉTAPES DE L’INSCRIPTION

Pour la partie du ou des éléments de la session :

• Vérifier le tarif qui doit s’appliquer
• Valider si on souhaite mettre l’enfant par défaut présent ou non prévu sur le planning (pour l’ensemble de la période d’inscription à l’activité)
• Compléter le planning hebdomadaire

ATTENTION, s’il y a plusieurs éléments , penser à enregistrer  avant de passer à la mise à jour de l’élément suivant.

Ex : périscolaire = 4 éléments

• Matin / soir 1 / soir 2 / soir 3 ;
• Vacances = journée et repas (distingués)

Ajout d’une ou plusieurs inscriptions pour une famille pour tous les membres (SANS GESTION DU PLANNING)

ATTENTION : si on souhaite ajouter des présences, il faudra aller sur chaque activité ajouter des jours au planning.

Depuis le menu Accueil de loisir -> Aide au placement.

Penser à saisir SOIT LE N° du dossier famille directement soit le nom du responsable 1

Basculer les individus vers l’activité de destination puis cliquer sur Etape suivante.

On peut voir les informations concernant le nombre d’enfants inscrits à l’activité en bas de l’écran.

Validation pour chaque activité des pièces justificatives.

Possible de contrôler les tarifs de chaque élément.

Permet de s’assurer que toutes les inscriptions sont valides.

Finalise l’enregistrement.

Saisie d’inscriptions de masse à une activité

Depuis le menu Accueil de loisir / Editions – traitements menu traitement

Utilisation du traitement : Création des inscriptions à partir du scolaire

Compléter les éléments qui permettent de choisir une liste d’enfant

Ici on choisit uniquement les enfants affectés (inscrits) à une école sur l’année 2016/2017. On pourrait choisir les enfants uniquement d’une école, d’une ou plusieurs classes…

Astuce : si je veux uniquement les enfants de 2 classes parmi plusieurs…

CLIQUER SUR LA FLÈCHE DANS LE COIN INFÉRIEUR DROIT PUIS L'ATTRIBUT « PARMI »

Choisir de prendre l’ensemble des enfants sans distinction ou les voir pour les choisir

OPTION 1 GLOBALE

 Sur l’écran suivant (en général vous ne faites pas de préinscription)

Choisir l’activité à laquelle on veut faire notre inscription de masse.

OPTION 2 SELECTION DES ENFANTS

Etape supplément permettant de basculer les enfants de gauche à droite pour les sélectionner

Planning Général

Depuis Accueil de loisir / Planning

L'icône "clé" permet d’afficher la fenêtre des outils de pointage (INDICATEURS DE POINTAGe).

L'icône "calendrier" permet de pointer en 3 clic (1 – sur date de début 2- sur date de fin 3- sélection de l’indicateur voulu). Après avoir cliqué dessus :

1. 
2. 
3. Choix de l’indicateur

L'icone "calendrier" permet de modifier sur une période la fréquentation.

On choisit la période à modifier / l’élément/ l’indicateur de à modifier/ l’indicateur à remplacer ; la fréquence (les jours à modifier) valider.

L'icone "croix noire" Affiche le détail de la journée avec le tarif en bas de l’écran.

Accès au planning de l’enfant

(avec choix d’affichage d’une ou plusieurs activités ; une période de date à date ou un mois etc…)

CLIC SUR PLANNING dans la barre supérieure

• S’assurer que Planning grille et ALSH est bien coché

(car nous ne gérons que des activités de type ALSH et un planning par jour)

• Choisir la période à afficher (mois en cours, mois précédent ou de date à date)
• Cocher un ou plusieurs éléments que l’on souhaite consulter/pointer
• LOUPE pour lancer la recherche

Pour revenir sur cet écran recliquer sur la loupe qui permet à la fois de lancer une recherche mais aussi de passer en mode recherche

FICHES D’APPEL PAPIER : menu Accueil de loisir / Editions – Traitements / Editions

L’écran de décompose en plusieurs parties :

by Alexandre GINFRAY