La durée de conservation des images

La durée de conservation des photos et vidéos réalisées par une collectivité dans le cadre de ses missions pose question.
En effet, le RGPD demande que la durée de conservation soit calculée de manière adéquate, proportionnée et n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Par exemple, si je collecte les coordonnées d’une personne pour l’inscrire à une manifestation, lorsque la manifestation est passée, je n’ai plus besoin de ses données, je les supprime. Mais dans la pratique, c’est souvent plus complexe à mettre en œuvre.

La durée de conservation des photos est difficile à calculer puisque la base légale utilisée est le consentement (d’un point de vue du RGPD). On peut partir du principe que la fin de l’exploitation arrive lorsque la personne retire tout simplement son consentement sur l’utilisation de ses images (photos, vidéos, etc.) , ce qui peut arriver n’importe quand ou jamais.
Cependant, dans une collectivité, on doit également tenir compte de la réglementation des archives municipales. Si vous demandez à un archiviste, il vous répondra que les photos doivent être triées et en fonction de leur intérêt historique et en fonction, versées aux archives définitives ou détruites. Il vous expliquera que les photos des évènements de la commune (ex : photos des cérémonies officielles, festins) doivent aller aux archives et sont considérées comme Patrimoine de la commune.
En complément, il faut poser la question de la gestion des données informatiques, car de nos jours la conservation des images se fait principalement en numérique.

Les fichiers dans le répertoire du service communication peuvent il être considéré comme des archives numériques ?
Et dans ce cas, comment préserve–t–on leur conservation dans le temps ?

De notre point de vue de DPO, nous vous conseillons les actions suivantes :
• Effectuer un tri régulier dans votre dossier photos en supprimant les images sans intérêt
• Répondre aux droits des personnes concernant le retrait de leur consentement en enlevant les photos sur lesquelles elles apparaissent (ex : page Facebook de la commune)
• Se rapprocher du centre de gestion pour vous accompagner dans votre gestion des archives